Fins i tot si només heu estat al vostre treball durant molt de temps, sabeu que mantenir registres minuciosos, avaluar les pràctiques de compra actuals, buscar noves relacions amb els venedors i assegurar-vos que els vostres sistemes de funcionament estiguin dissenyats de manera eficient són les claus d'un departament de compra organitzat. Ja sigui que hagi estat introduït per transformar una divisió existent des de caòtica fins a organitzada, o simplement volem estar segurs, tot es mou amb eficàcia amb poques fallades, aquest article us pot orientar en la direcció correcta.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Programari
-
Documents de compra
-
Manual de la política
-
Operació auditiva d'emmagatzematge / inventari
-
Sistema de seguretat (opcional)
Comenceu a auditar els fitxers i mètodes del departament de compres per avaluar el sistema actual. Seguiment d'elements ordenats per empleats o departaments i verificació del rendiment dels proveïdors autoritzats. Visiteu els caps de departament per comentar les seves experiències de compra anteriors. Obtingueu comentaris sobre com millorar els mètodes de processament, seguiment i compliment del departament.
Obteniu el permís per elaborar un nou manual de polítiques del departament de compres basat en els comentaris rebuts dels caps de departament si no hi ha una guia actual o és evident que la versió actual no funciona. Escriure, editar i distribuir esborranys als responsables de decisions. Envieu còpies de la publicació als administradors perquè tinguin un punt de referència per a futures sol·licituds de compra.
Els documents d'auditoria que la vostra empresa utilitza per dur a terme operacions de compra. Revisa el llenguatge de la comanda de compra, revisa la documentació i els formularis de licitació de la teva empresa, avalua la sol·licitud de subministrament comunal i altres tràmits. Realitzeu canvis, si cal, per augmentar la seguretat i l'eficiència en el lliurament d'articles ordenats.
Revisar i analitzar l'inventari de subministraments de la companyia actualment emmagatzemat dins o fora del lloc. Verifiqueu tots els inventaris contra la documentació existent. Exigències de la bandera i escassetat d'articles que estan en constant demanda, com ara material d'oficina. Avalueu la manera com les compres estan rebutjades i recuperades pels recol·lectors i els empacadores. Realitza millores en la forma en què estan emmagatzemades per reduir les ineficiències.
Avalueu les operacions actuals de racking, picking i packing, especialment si la manca d'errors ha provocat el robatori, no es comptabilitzen les existències i els retards en obtenir subministraments als treballadors en forma oportuna. Investigueu la saviesa de la instal·lació d'un sistema de seguretat, si no n'hi ha, que serveixi de dissuasiu de danys en àrees d'emmagatzematge.
Institueu un programa de control de qualitat perquè els recolectores, embaladores, comptables i compradors rebin informació crítica sobre els enviaments de subministrament alhora; sobretot perquè la informació es refereix a comandes posteriors, atacs laborals, béns defectuosos o danyats - circumstàncies inesperades que poden afectar la recepció i desemborsament de materials que arriben a través del departament de compres.
Mantén al dia de les tendències de la indústria per aprendre noves tècniques per organitzar les operacions del departament de compres. Concebre un informe de progrés de la plataforma de càlcul, de manera que podreu actualitzar metòdicament la gestió de l'estat dels articles que realitzen per tal que no estigueu passant la meitat del dia responent a la mateixa pregunta: "Quan puc esperar rebre els blocs de notes que he demanat a juliol?"
