JISC InfoNet descriu la gestió de registres com la gestió sistemàtica de tots els registres juntament amb la informació o les dades que contenen. En el passat, aquests registres van ser emmagatzemats en paper i totes les grans organitzacions tenien un registre, de vegades tripulades per un exèrcit d'empleats. Avui, els sistemes de gestió de registres electrònics s'han apoderat. Tant els sistemes de gestió de registres manuals com electrònics tenen avantatges clars i desavantatges.
Recuperació i compartició de dades
Una de les principals raons per les quals moltes organitzacions no tenen paper són la facilitat amb què un sistema electrònic permet la recuperació i l'intercanvi d'informació. Quan les dades es mantenen en paper i s'emmagatzemen en un registre, recuperar-lo presenta un repte. A més, la informació només pot ser utilitzada per un individu a la vegada. Tot i que els sistemes electrònics resolen aquest problema, també tenen altres reptes.
Cost de l'equip i potencial d'obsolescència
Quan una organització no funciona sense paper, hi ha grans volums de dades sobre paper que s'han d'escanejar i emmagatzemar en format digital. El maquinari i el programari necessari per a aquest exercici costen una quantitat considerable de diners. Els costos inicials de banda, un desavantatge important amb els sistemes electrònics és que tant el maquinari com el programari es tornen obsolets en un temps relativament curt. El maquinari pot necessitar canviar en tan sols 18 mesos, mentre que el programari canvia cada 2-3 anys.
Sistemes electrònics i la qüestió de la gent
La implementació d'un sistema de gestió de registres electrònics requereix un canvi en les actituds dels empleats. Qualsevol canvi radical d'una organització es veu amb escepticisme per part de molts empleats que no estan segurs de com aquests canvis els afectaran. Quan les formes més antigues d'organitzar els fitxers són substituïdes per noves, l'empleat sent una pèrdua de control i això ha de ser abordat per les garanties de l'empresari i recolzat per l'èxit del sistema implementat.
Seguretat i altres problemes
Amb l'augment de l'ús compartit d'informació que fa possible un sistema de gestió de registres electrònics, sorgeix el problema de la seguretat. A menys que es posin en marxa les mesures adequades, és possible que la informació confidencial de l'empresa acabi en mans equivocades. A més, la gestió de registres podria convertir-se en un problema quan el sistema està obstruït amb registres innecessaris (com ara còpies de documents). No és estrany trobar situacions en què una quantitat substancial de registres realitzats sigui, en realitat, correu brossa.
