La gestió de registres és una funció imprescindible per a empreses, organitzacions sense ànim de lucre, agències governamentals, agències socials, metges, comerç, financers, escoles, universitats i altres tipus d'entitats que generen informació que es necessita durant un temps determinat. Les famílies individuals també necessiten practicar una bona gestió de registres. La gestió de registres és, a més, un procés sistemàtic, organitzat, planificat i controlat de gestió o seguiment del cicle de vida dels registres. Un registre pot ser un objecte de paper tangible o pot ser en format digital o electrònic. Els registres es poden conservar en documents financers, mèdics, informatius, formals, documents d'oficines, nòmines, formularis i correus electrònics entre centenars d'altres tipus de registres. La gestió de registres s'adreça a les tres fases del cicle de vida dels registres: la creació o la recepció d'un registre; el manteniment, l'emmagatzematge segur, la recuperació o l'ús general d'un registre; l'eliminació d'un registre.
Creació de registres
La creació o recepció de registres és el que crea la demanda de gestió de registres. Sigui una aplicació d'ocupació, una factura o un informe de control d'inventari, una vegada que s'hagi creat el registre, s'han d'utilitzar totes les altres operacions o funcions de gestió d'aquest registre. Una de les funcions del procés de gestió de registres és determinar el flux del registre una vegada que s'ha creat o rebut. Qui ha de veure el registre? D'on ve la gravació després que tots hagin vist o actuat sobre el registre (com registrar un pagament a compte)? Qui és responsable de garantir l'emmagatzematge segur del registre? Totes aquestes preguntes necessiten respostes ben comunicades.
Manteniment de registres
El manteniment del registre implica desenvolupar operacions per emmagatzemar el registre. S'ha de realitzar una sèrie de consideracions a l'hora d'emmagatzemar registres, incloent-hi el registre disponible per a la recuperació d'aquells que necessiten fer referència a la informació o tenir accés a la naturalesa personal del registre. L'altre costat de fer el registre disponible és denotar qui no pot tenir accés al registre. Quan el registre està fora del seu emmagatzematge, és vital que una bona gestió de registres tingui un sistema per determinar qui té el registre, on tenen el registre i quan pretenen tornar el registre. L'assegurament de la devolució adequada del registre també és una part important del sistema de gestió de registres. L'emmagatzematge segur dels registres pot incloure l'emmagatzematge de còpies digitals de cada registre fora de les instal·lacions en una altra oficina o en una caixa forta al banc. Els registres s'han d'emmagatzemar en un lloc sec i fresc per evitar danys a còpies en paper o electròniques. Els processos d'arxiu formen part de la fase de manteniment de la gestió de registres. Determinar quan un registre es converteix en elegible per a l'arxivament és part de la gestió de registres. Seleccioneu on estan arxivats els registres i quant de temps es registren els registres també formen part d'aquesta funció. Alguns registres com ara registres històrics es poden conservar per a la vida i de vegades més enllà de l'empresa. Per a ciutats, estats i municipis, els registres històrics poden haver de ser emmagatzemats per un temps indefinit.
Disposició de registres
La desaparició de registres en el marc de temps adequat és crític. La disposició de la majoria de registres s'ha de completar mitjançant la trituració. Les consideracions per a l'eliminació inclouen determinar quant de temps ha de guardar el registre. El termini per guardar registres depèn de la naturalesa del registre. Alguns registres d'emmagatzematge estan dictats per normes governamentals com ara registres fiscals, alguns per part dels bancs per a la gestió de préstecs i alguns per directrius legals, com ara documents d'incorporació. També inclou la determinació de com es disposen els registres, per exemple, mitjançant la trituració a l'interior de l'empresa o la contractació d'una empresa externa per destrossar i desenvolupar un sistema de seguiment d'eliminació. S'enumeren els registres per categories on s'han eliminat, com s'han eliminat i on poden ser beneficiosos per a la gestió de registres a llarg termini. A més, implementar un mecanisme de tancament de registre per a l'eliminació de registres pot ajudar a garantir que tots els que necessiten saber saben abans que es destrueixin els registres.
Altres consideracions per a la gestió de registres
Diverses altres opcions per acomodar-se amb un sistema de gestió de registres inclouen documentar i comunicar les polítiques i els procediments associats a tota la gestió de registres, desenvolupar i implementar mecanismes i procediments de control per a cada fase de gestió de registres i mantenir els sistemes de gestió de registres senzills i fàcils de comunicar i de fàcil dirigir.
Recursos per a la gestió de registres d'aprenentatge
Hi ha centenars de recursos disponibles per aprendre una gestió efectiva dels registres. Hi ha escoles tècniques, facultats i universitats, formació en línia i llibres de referència a la llibreria de llibreria o universitat que pot ajudar a desenvolupar un sistema de gestió de registres eficaç i vigent per la llei. També comproveu sempre amb les normes locals, estatals i federals sobre regles específiques per a la gestió de registres.
