En qualsevol entorn empresarial, les reunions són inevitables. Més vegades que no, les persones han d'assistir a aquestes reunions, veure'ls amb temor. Potser és perquè corren molt de temps, perquè no hi ha cap motiu clar per a que es dugui a terme la reunió o potser res no es resolgui per aquestes reunions. Evidentment, no es compleixen els cinc Ps de reunions efectives: propòsit, producte, participants, possibles problemes i processos.
Propòsit
El propòsit d'una reunió es defineix com la raó per la qual s'ha de celebrar la reunió, l'agenda o els objectius clau que han de ser discutits pels assistents. Si no hi ha cap problema que cal discutir, no hi ha cap motiu per convocar una reunió. Les reunions sense finalitats clares són un malbaratament de tots.
Producte
El producte d'una reunió descriu el resultat desitjat que s'ha d'aconseguir quan tot es diu i es fa. Aquest no és només el resultat desitjat de la reunió, sinó també els resultats desitjats de qualsevol projecte i mercaderia futures que es debatin durant la reunió. Enunciar el producte de la reunió al capdavant manté reunions en el bon camí, evita que les converses s'allunyin en temes que no compleixin amb la finalitat de la reunió.
Participants
Els participants de la reunió només inclouen aquelles persones que necessiten participar, les persones que tenen punts de vista o llocs de treball afecten directament el propòsit i el producte de la reunió. Per exemple, el personal mèdic hospitalari no participaria en una reunió sobre els sistemes informàtics hospitalaris. Les infermeres i els metges, però, participarien en reunions que incloguessin problemes de salut o malaltia o reunions que els ajudessin a obtenir les Unitats de Formació Contínua, CEU, obligat a mantenir actualitzades les seves llicències.
Problemes probables
Els problemes probables són les inquietuds que es plantegen entre els participants, els problemes que veuen amb l'estat actual dels temes de l'agenda o els problemes que preveuen amb les possibles solucions plantejades durant la reunió. Els assumptes probables també inclouen cometre errors realitzats durant els preparatius de la reunió. Per exemple, algú està fent una presentació sobre possibles solucions als problemes que apareixen a l'agenda. Algú de la reunió pot notar que falta un o dos fets i que aquests fets poden tenir un efecte profund sobre el resultat de la reunió o sobre la solució. Els problemes poden ser un problema amb el cost d'un projecte o el temps que implica la realització d'un projecte.
Procés
El procés de reunió inclou els passos necessaris per fer un seguiment de la reunió i aconseguir el propòsit de les reunions. També podria incloure crear un pla per assolir els futurs projectes i mercaderies per seguir endavant cap a la seva finalització. Tenir el procés enumerat en els passos abans de temps permet a tots els participants una forma d'assegurar-se que estan aconseguint el propòsit i el resultat de la reunió, projecte o marxandatge. És un mitjà per seguir el progrés de la reunió.
