El llibre general és on conflueixen totes les dades i registres del sistema de comptabilitat de la companyia i on es publiquen totes les transaccions. També és on s'extreu la informació de la informació financera (balanç, compte de pèrdues i guanys i estat de fluxos d'efectiu). El llibre general ha de mantenir-se en equilibri i estar al corrent perquè els registres comptables siguin complets i precisos.
Determineu si el llibre major general està en equilibri. Periòdicament, generalment mensualment, els llibres d'una empresa seran equilibrats i tancats. Això significa que es fan totes les entrades d'ajust necessàries per equilibrar el llibre general. Els estats financers s'extreuen del llibre general. Les entrades de tancament es fan per establir els saldos inicials per al proper període, és a dir, actualitzar el llibre general. Les entrades de tancament no s'han de fer fins que el llibre general estigui en equilibri per al període actual. Si els saldos inicials són incorrectes per als períodes posteriors, continuaran essent així durant tots els períodes successius fins que es facin els ajustos correctes.
Executeu un informe de saldo de prova que mostra els saldos inicials i els saldos finals. Si els totals del saldo inicial no són iguals a zero, executeu l'informe de saldo de prova de nou.El període en què el principi es balanceja igual zero és on es produeix el problema de fora del saldo.
Utilitzant l'interval de dates en qüestió, imprimiu l'informe general de l'informe de ledger per a totes les revistes i lots.
Reviseu l'informe general de l'informe de detall del llibre major i identifiqueu totes les entrades que no siguin de doble cara. Quan trobi una entrada que no sigui de doble cara, haurà de fer referència a la impressió original del registre per identificar quina part de l'entrada falta.
Es necessitarà una entrada unilateral per introduir la part que falta de l'entrada. Per fer una entrada unilateral, probablement necessitaràs drets de supervisió al sistema.
Per fer l'entrada d'ajust a la revista general, introduïu el diari original, el número de lot i la data de publicació del registre. Als camps d'entrada de dades, introduïu només els comptes i les dades que falten. Un cop finalitzades aquestes entrades, imprimiu el diari general i actualitzeu-lo.
Confirmeu que ja no esteu fora d'equilibri. Compara els saldos finals de l'informe de prova d'aquest període.
Repeteixi tot el procés per a cada període posterior fins que arribi al període actual i ja no està fora de l'equilibri. En endavant, només haureu de treballar amb el període actual, ja que heu corregit tots els períodes anteriors i no tancarà els llibres sense haver d'equilibrar el llibre general.
Cal assenyalar que el llibre general pot equilibrar-se i encara no és correcte, això succeeix quan es dedueixen crèdits iguals, però s'han realitzat enviaments als comptes incorrectes.
