Els documents de requisits comercials expliquen què ha de fer una empresa per resoldre problemes existents i / o adquirir noves capacitats. Tanmateix, aquests documents no descriuen com implementar la solució; això és un pas posterior. Els analistes comercials preparen els documents de requisits després de realitzar una àmplia investigació sobre l'empresa i la seva indústria. La investigació hauria d'incloure una àmplia comunicació amb els grups d'interès rellevants per a l'abast del document.
Objectius comercials
Encara que la descripció dels objectius empresarials d'una empresa és "fer diners", de fet, els objectius són sovint més complexos i qualificats. Un bon lloc per començar a documentar els objectius empresarials és examinar la declaració de la missió corporativa, que ha d'explicar els valors fonamentals de l'empresa, els mercats en els quals desitja competir, la seva filosofia de gestió i el que vol aconseguir més enllà de guanyar diners. Per exemple, una declaració de missió podria indicar que una empresa vol crear solucions innovadores que tinguin un valor social substancial.
Identificació de l'abast
És essencial identificar l'abast del document de requisits perquè es tracti d'un espai problemàtic concret. El patrocini de documents sovint és organitzatiu, que limita l'abast del projecte. Per exemple, el departament d'enviaments pot encomanar un document de requisits empresarials a causa d'un nombre en espiral de queixes dels clients sobre els enviaments tardans.
Dades del conflicte amb els objectius
La propera tasca de l'analista és documentar fets que contradiuen els objectius empresarials. Per exemple, suposem que un objectiu empresarial és ser un líder en un segment de mercat particular d'una indústria. Si l'empresa perd la quota de mercat als competidors del segment, l'analista documentarà els fets, descriurà la magnitud de la pèrdua del mercat, oferirà els possibles motius del fenomen i identificarà un o més objectius empresarials que no es compleixen. Per completar aquesta secció, l'analista ha de compilar un conjunt complet de conflictes objectiu / fet, organitzat lògicament en diferents categories dins de l'abast del problema.
Procediments actuals
La següent part del document de requisits ha de detallar alguns aspectes de les operacions i polítiques actuals. És fàcil anar per la borda, de manera que un analista experimentat se centra en activitats que contribueixen a l'abast del problema. Per exemple, un analista podria descriure com una empresa maneja dades i mercaderies des del moment en què es rep una ordre a la data de l'enviament. La descripció ha de destacar les ineficiències que contribueixen a retards. Els analistes utilitzen diverses eines gràfiques per ajudar a mostrar com fluïnen les dades, el material i els costos a través de l'organització. L'analista també ha de reconèixer les restriccions que influeixen en les operacions actuals i futures.
Organitza per a l'acció
La secció final del document de requisits comercials mostra un conjunt d'objectius que descriuen el que s'ha de complir per eliminar els conflictes entre objectius i realitat. En aquesta etapa, l'analista ha de resistir la temptació d'informar en detall com solucionar els problemes. Per exemple, l'analista podria "reduir el temps per aprovar comandes en un 20 per cent" com a requisit empresarial, però no "instal·lar un nou sistema de comandes". L'analista ha de compilar una llista i diagrames dels departaments i procediments que afectaran els requisits comercials. El document també ha d'incloure un calendari i pressupost per especificar solucions detallades. Posteriorment, el document de disseny del projecte oferirà una forma de satisfer els requisits. Abans que això passi, el patrocinador del projecte i altres parts interessades han d'aprovar o modificar els requisits comercials.
