Una reunió es pot definir com un procés de treball col·laboratiu dissenyat per respondre a qui, per què, com i quina d'un objectiu concret. Les característiques de les reunions ineficaces inclouen participants passius i una regurgitació dels temes discutits anteriorment. Les reunions efectives són essencialment el contrari d'això. Les reunions efectives poden augmentar la productivitat, la moral dels empleats i els beneficis.
Funció
Els cinc passos per preparar i dur a terme reunions efectives, també conegudes com les cinc P's, són: propòsit, pla, participants, participació i perspectiva, assenyali David Whetten i Kim Cameron al llibre "Desenvolupant habilitats de gestió". la reunió. El pla és el curs d'acció durant la reunió. Els participants inclouen assistents i facilitadors. La participació és necessària dels assistents i els facilitadors. Perspectiva és l'objectiu que la reunió pretén assolir i un resum dels acords que es deriven de la reunió.
Eines
Els jocs són una de les eines més eficaces per dur a terme reunions reeixides. Es recomana jocs ràpids, econòmics, adaptables, de baix risc i participatius. La pluja d'idees és una altra eina que s'utilitza per recollir informació i explicar un problema o situació. Altres eines per a reunions efectives inclouen qüestionaris, enquestes, entrevistes i fulls de treball.
Característiques
Les reunions efectives són imaginatives, participatives, innovadores i atractives. Comencen i acaben a temps. Algú està assignat per fer un seguiment dels minuts i de l'agenda. Les pauses programades es produeixen en els moments designats. Es fomenta una discussió positiva i positiva. Els participants poden avaluar la reunió. Les reunions efectives acaben amb una nota amigable amb el facilitador que assegura l'existència d'harmonia entre els participants.
Freqüència i durada
Peter Honey escriu en el llibre "Millora les teves habilitats de la gent" que les reunions efectives es realitzen idealment un màxim de un cop per setmana, en general per als mateixos participants. Les reunions més reeixides es completen en una hora i normalment no s'estenen fins a dues hores.
Importància
Les reunions mal gestionades tenen un impacte negatiu en la moral dels empleats, fent que alguns es mostrin escèptics i pessimistes, mentre que uns altres es tornen apáticos i poc aptes. Les reunions ineficaces, assenyala Barbara J. Streibel al llibre "La Guia del gerent per a reunions eficaces", costen milers de milions de dòlars cada any en oportunitats perdudes i han perdut temps. Danyen la imatge d'una organització, destaquen la seva gestió ineficaç i redueixen la productivitat. Les reunions efectives preserven dos dels recursos més valuosos d'una empresa: el temps i el talent. Les reunions col·laboratives i eficaces energitzen els empleats.
