La realització d'una revisió efectiva del procés empresarial garanteix que les operacions de la vostra empresa produeixen els resultats desitjats de la manera més eficient. Per exemple, podeu realitzar una revisió del procés comercial abans de comprar un nou maquinari o programari. Per dur a terme una revisió del procés empresarial, reuniu un equip de persones que representi tots els nivells de l'organització afectats per qualsevol canvi en el procés comercial actual. Muntar les persones adequades us pot ajudar a identificar problemes, determinar possibles millores, assignar els administradors de projectes, implementar solucions ràpides i desenvolupar un pla a llarg termini.
Situeu el vostre procés actual. Indiqui els processos crítics de negoci utilitzats per produir els seus productes i serveis. Discuteix problemes en l'entorn actual, com ara retards en la recepció de subministraments o problemes de qualitat dels proveïdors. Celebri una sèrie de reunions perquè l'equip pugui ideular idees sobre per què existeixen els problemes i com manejar-los. Condueix investigacions per saber com altres empreses manegen problemes similars. Utilitzeu eines gratuïtes de mapes de processos de negoci, com ara Gliffy, Bonita Open Solution o Questetra BPM, per documentar el procés actual.
Reviseu els processos comercials documentats per garantir que els detalls reflecteixin de manera precisa la manera com funciona el negoci. Per exemple, distribueixi procediments de solució de problemes a tot el personal que gestioni trucades de servei al client. Observeu el personal que utilitzi els procediments i pren nota de qualsevol desviació per identificar si el personal necessita habilitats, coneixements, formació o experiència addicionals per tal que el procés empresarial funcioni eficaçment.
Identifica possibles canvis. Determineu com els canvis poden afectar els procediments actuals. Observeu el personal completant tasques per validar suposicions. Treballadors d'entrevistes per recollir les seves aportacions sobre els problemes de procés que enfronta la vostra organització. Realitzeu una enquesta o executeu grups d'enfocament per recollir les seves idees per millorar-les. No assumeixi que sap la solució correcta, com ara comprar un nou maquinari o programari, sense comprendre com el nou sistema afecta l'organització.
Dissenyar un nou procés. El redisseny dels processos empresarials implica garantir que tots els processos de les funcions de l'empresa s'ajusten als objectius estratègics actuals. Perfeccioneu el procés a partir de l'anàlisi realitzat com a part de la revisió del procés de negoci. Revisa el teu nou procés amb l'equip per determinar dependències entre organitzacions i possibles problemes. Documentar tots els canvis recomanats per l'equip de revisió del procés empresarial i publicar les conclusions en un butlletí informatiu, correu electrònic o un altre mecanisme de comunicació empresarial.
Avalueu la vostra implementació. Mesureu les activitats operatives, com ara la satisfacció del client, els defectes del producte o els costos, per determinar si les repercussions generades per la vostra revisió han tingut un impacte. Realitzeu revisions posteriors i ajusteu els vostres processos en conseqüència si no s'han realitzat millores dins del marc previst.
