La documentació dels minuts de la reunió necessita correctament una gran organització i atenció als detalls. Atès que els minuts de reunió sovint es converteixen en documents legals, és important resumir les discussions amb precisió. Feu una còpia de seguretat i emmagatzemi'l en una ubicació segura i distribueixi còpies addicionals a les parts rellevants. Amb la pràctica, es fa molt més fàcil documentar els minuts de la reunió amb precisió i concisa.
Articles que necessiteu
-
Ordinador portàtil
-
Programari de processament de textos
-
Agenda de reunions
-
Còpia de les Regles d'ordre de Robert
Documentació de minuts de reunió
Arribeu d'hora, per tal que el vostre ordinador portàtil estigui preparat i llest per anar. Tingueu en compte la data, l'hora, la ubicació i la llista dels assistents. Registre tant de la discussió de la reunió com sigui possible per a la velocitat de mecanografia. No es preocupi pels errors ortogràfics o gramaticals. Si falla un pas important, com ara passar un element de moviment o d'acció, convé preguntar als assistents de la reunió per aclarir la redacció. Deseu el document ocasionalment per evitar qualsevol pèrdua de dades.
Editeu els minuts de la reunió al més aviat possible després de la reunió, quan la memòria de la discussió encara estigui fresca. Corregiu qualsevol error ortogràfic o gramatical i assegureu-vos que el format sigui coherent a tot el document. Inseriu una marca d'aigua de "projecte" per notificar als lectors que les actes encara no s'han aprovat i s'han fet oficials. Deseu el fitxer amb un nom de fitxer que sigui fàcil d'identificar i diferenciar més endavant, com ara "StrataCouncilMinutesDecember5".
Enviar els minuts a la cadira de la reunió oa una altra persona designada per revisar la discussió. Editeu els minuts de nou, en funció dels comentaris que rebeu. En editar-lo, tingueu cura de mantenir la integritat dels minuts. No afegiu cap discussió que no s'hagi produït, o elimineu qualsevol discussió que s'hagi produït. Desa el fitxer de nou.
Mantingui la marca d'aigua "Projecció" en el document fins que els minuts rebin una aprovació formal. Això sol donar-se en reunions posteriors del mateix comitè.
Una vegada que el comitè aprovi els minuts, elimineu la marca d'aigua "Projecte" i deseu el fitxer de nou. Distribueix els minuts aprovats als membres de la comissió si és necessari.
Consells
-
Feu una còpia de les Regles d'ordre de Robert (o el que sigui que guardi la vostra comissió) per usar com a referència durant la reunió. Això us pot ajudar a registrar el procés de reunió correctament.
Algunes persones encara prefereixen documentar els minuts de la reunió amb abreviatures primer, i després escriure les notes més endavant. Aquest mètode pot funcionar tan bé com prendre minuts utilitzant un ordinador portàtil. Depèn de la vostra preferència personal.
Per a reunions molt importants, considereu utilitzar un gravador de cinta per fer un enregistrament d'àudio del procediment.
