Els minuts de la reunió consisteixen a resumir els punts més importants de la reunió. L'objectiu de la reunió és que un grup pugui convocar i prendre decisions. L'objectiu final dels minuts de la reunió, sota aquesta línia de lògica, és resumir amb precisió les decisions preses durant la reunió. Els minuts de la reunió es prenen en forma de notes, i després s'anota més endavant. Per facilitar el procés, demaneu als líders de la reunió un programa o resum d'esdeveniments de reunions. Feu un esbós per a la reunió de notes minuts en funció de l'agenda de la reunió.
Articles que necessiteu
-
Alguna cosa per escriure amb
-
Ordinador (opcional)
Preste atenció a les decisions preses durant el debat. Assegureu-vos de prendre nota de tota la informació relacionada amb la decisió final.
Utilitza el moment en què la gent està debatent sobre la decisió de prendre notes sobre els problemes clau que semblen estar involucrats en el debat. No es preocupi de qui va dir el que.
Llegir després de les notes i ressaltar els punts que són més pertinents per als membres. Torneu i mireu les notes de qualsevol informació pertinent que es mencioni que es refereix a l'aspecte de lideratge del grup. La discussió pot convertir-se en una tangent important, com ara tràmits o inquietuds legals. Separeu aquesta informació i envieu-la per correu als líders del grup.
Resumir els punts que es necessiten per als voluntaris i altres afiliats. Escriviu una llista amb totes les tasques que cal completar en funció de la decisió presa en la discussió. Si la decisió, per exemple, era organitzar un recaudador de fons per pal·liar un dèficit de fons necessaris per a un altre projecte, tingueu en compte que es necessitaran voluntaris per planificar el recaudador de fons, reclutar voluntaris, fer publicitat, etc.
Utilitzeu el resum dels minuts de la reunió per enviar un correu electrònic als membres i als butlletins.
Realitzeu un format estàndard per als minuts de la reunió basant-se en els procediments habituals. Deseu-los, ja que la informació que conté pot ser útil més endavant. El grup pot trobar-se en una situació semblant més tard, per exemple, quan les persones que organitzen la recaptació de fons original ja no formen part de l'organització. Els nous membres poden utilitzar els minuts de la reunió per trobar solucions a problemes nous.
Assegureu-vos de registrar la data i hora de la reunió amb cada entrada, així com un resum de l'objectiu de la reunió.
Escriviu els minuts de la reunió en blocs curts d'una o tres frases, de manera que es llegeixi com un article de diari. Això farà que els punts bàsics de la reunió siguin més fàcils d'entendre per als lectors.
