Una carta de reclamació serveix com a registre permanent de la vostra reclamació amb un individu o organització. Una carta ben escrit indica clarament el problema que ha tingut amb un producte o servei en particular i la resolució esperada. Quan escriviu la vostra carta, adopteu un to tranquil i professional. Eviteu qualsevol tipus d'amenaça, rang indegut, sarcasme o llenguatge inapropiat. En la majoria dels casos, escriu una carta a una persona que no es fa responsable del vostre problema, però pot ser útil per resoldre'l.
Adreça la teva carta a una persona específica. No utilitzeu "Benvolgut Senyor" o "A qui pugui preocupar". Poseu al telèfon la central de la companyia i demaneu el nom i el títol del gestor corresponent. Confirmeu l'ortografia correcta del seu nom. Si no podeu identificar un nom, utilitzeu un títol apropiat, com ara "Administrador de serveis d'atenció al client".
Utilitzeu ploma i paper o la versió del projecte del vostre programa de processament de textos per registrar tots els detalls pertinents de la vostra reclamació. Incloeu informació com ara el nom i la descripció del producte, el número de comanda, el nom de marca, el model, el preu i la data de compra. Fotocòpia de tots els documents relacionats amb la vostra reclamació. Torna a mostrar tota la informació i assegureu-vos que la reclamació sigui legítima.
Comenceu la carta amb una nota positiva. Utilitzeu el primer paràgraf per parlar sobre alguns aspectes positius de l'organització. Per exemple, podeu esmentar la vostra fidelització al nom de la marca o a qualsevol relació específica amb el personal de l'empresa. Per exemple, "en el passat, he gaudit visitant la vostra botiga. Molts dels associats de vendes em donen la benvinguda per nom i surten per assegurar-me que estic satisfet amb les meves compres".
Indiqueu la naturalesa de la vostra queixa en el segon paràgraf. Incloeu tots els detalls que el lector necessita saber per processar la vostra reclamació. Per exemple, "En les condicions de la meva garantia de 30 dies, estic tornant el monitor que he comprat el 7 de març de 2011 per un valor de 373,89 USD. S'ha tancat la fotocòpia del rebut". No enviïs còpies originals de rebuts o d'altres documents.
Utilitzeu el tercer paràgraf per indicar clarament les vostres expectatives. Per exemple: "Atès que la torradora no funciona tal com indica el fabricant, espero un reemborsament total i immediat de $ 47.83 més el franqueig que he pagat per la devolució de la torradora. Vaig a esperar quatre setmanes per a la vostra resposta. Si no escolto de vosaltres, contactaré amb el Better Business Bureau ".
Consells
-
Incloeu el vostre nom, adreça, número de telèfon i adreça de correu electrònic. Escriure paràgrafs curts i mantenir la longitud de la lletra a una pàgina. Pregunteu a un amic de confiança o relatiu per revisar la vostra carta. A més de comprovar errors ortogràfics i gramaticals, ha d'assegurar que el to de la carta sigui apropiat.
