Professionals, com comptadors i advocats, sovint escriuen cartes als clients sobre assumptes comercials importants. L'empresa ha de seguir determinats procediments per produir cartes de clients clares i efectives. Els professionals escriuen cartes de clients per a una sèrie de finalitats que inclouen donar la benvinguda a un nou client, discutir un assumpte comercial o oferir assessorament. Escriure una carta de client professionalment i fer que sigui fàcil de llegir, amb un clar propòsit que el lector entendrà.
Utilitzeu papereres. La majoria dels negocis professionals utilitzen paper de carta per a totes les lletres, incloses les dels clients. El capçal d'anuncis conté el nom de l'empresa, l'adreça i el número de telèfon.
Adreça la lletra. En escriure una carta a un client, escriu-la directament a la persona indicant el nom de la persona. Pot començar amb la paraula "Estimat", seguit del nom de la persona o la paraula "A". Inclou una data a la part superior de la lletra.
Comenceu la lletra amb una breu introducció. Manteniu la presentació agradable i conversativa. Gràcies al client per utilitzar la vostra empresa i indicar el motiu de la carta.
Desenvolupar el cos de la lletra. Aquesta part de la lletra conté la informació per a la finalitat de la lletra. Pot contenir consells o altra informació rellevant per al client.
Eviteu utilitzar termes que només un professional del vostre camp concret entendria. Els advocats i els comptadors sovint utilitzen termes específics del seu camp, però poden ser desconeguts per als clients. Trieu paraules que siguin clares per a qualsevol persona, independentment del seu antecedent.
Demana al client que truqui amb preguntes. Una invitació per contactar amb l'empresa per obtenir ajuda i informació addicionals és una part estàndard de totes les lletres del client.
Signa la lletra. Incloeu la vostra signatura al final de la carta i envieu el document al vostre client.
