Hi ha diversos casos en què se us pot demanar que escriviu una carta en nom d'una altra persona. Els advocats, per exemple, ho fan amb regularitat. Altres situacions inclouen l'escriptura per a persones que no tenen habilitats per fer-ho ells mateixos o que són aprenents de segona llengua i no poden escriure's en anglès. L'absència del cap de l'oficina pot ser un altre motiu perquè li demani que escriviu una carta en nom seu. Independentment del motiu pel qual escriviu la lletra per a una altra informació, el format és coherent.
Determineu el contingut
Parleu amb la persona a la que va a escriure la carta en nom de. Feu una llista de punts a cobrir, la persona a qui s'enviarà la lletra i altres detalls que cal incloure. Parleu sobre el tema de la lletra fins que tingueu prou informació de fons per escriure-la correctament.
Utilitzeu el paper de capçalera i el format de carta de negocis
Escriviu al capçalera si és possible, ja que dóna credibilitat a la vostra correspondència. Si no teniu cap tipus de capçalera, escriviu l'adreça de la persona a la qual escriviu la lletra a la part superior de la pàgina, deixeu un espai i escriviu la data. Comenceu amb la salutació, "Estimat", seguit del nom de la persona, el títol i una coma. Si, per exemple, està escrivint a una empresa que llegirà "Estimada senyora Briggs", o "A la jutgessa presidenta", si és al tribunal.
Adopta el format de bloc per a lletres comercials. Totes les oracions comencen al costat esquerre de la pàgina; Els paràgrafs estan separats per un espai de línia. La distància entre el tancament és de tres a quatre línies per permetre la vostra signatura. Escriviu lletres comercials en comptes d'escriure-les a mà.
Declara l'autoria
Declareu que esteu escrivint en nom d'una altra persona si és apropiat, com en una carta al tribunal. Si es tracta d'una carta que surt sota el nom de l'altra persona, no ha d'indicar que no la va escriure. En el cas de lesions físiques o problemes d'idiomes indiquen la raó: "Estic escrivint en representació de Jeremy Smithers mentre va trencar tant el canell com l'esquí".
Utilitzeu un llenguatge efectiu i fàcil d'entendre
Aconseguiu el punt. Les cartes, ja sigui en representació d'una altra persona, han de ser breus i concises. Indiqueu el motiu que escriviu i, a continuació, inicieu un paràgraf nou per a les vostres idees de suport. Recordeu canviar els paràgrafs i deixar un espai quan canvieu d'idees. Escriviu en un llenguatge fàcil d'entendre. No utilitzeu una paraula gran quan un petit ho farà i mantindrà curt les frases. Busqueu la claredat en comptes d'intentar impressionar el vostre lector amb el vostre ampli vocabulari.
Utilitzeu una veu formal
Manteniu el to com a negoci. Eviteu frases fluides i mantingueu-vos centrades en el tema que escriviu. No ofereixi la seva opinió sobre el tema, tret que hi hagi una bona raó per fer-ho.
Tancar fort
Resumir els continguts de la lletra al paràgraf final. També especifiqueu l'acció a la persona que escriu la lletra dels desitjos presos. Si podria ser la substitució d'un aparell defectuós o una sol·licitud d'una reunió. Utilitzeu el tancament "Atentament" o "Atentament" per mantenir-se en consonància amb el to empresarial de la carta. Les frases com "Talk soon" o "Your friend" no són apropiades. Firmeu i escriviu el vostre nom, seguit de les paraules "en nom de nom de la persona a qui escriviu".
Revisió
Deixeu la vostra carta durant un dia i així editeu-la. A més dels errors de gramàtica i ortografia, observeu paraules confuses com ara "passat i passat" o "efecte i efecte". Comproveu-lo amb la vostra llista original per assegurar-vos que no oblideu res. Poseu-vos al lloc del destinatari de la lletra. Llegiu-lo en veu alta i avaluar-lo pel to i el contingut. Editeu-lo en conseqüència. Revisa la carta amb la persona en qui has escrit. Assegureu-vos que no heu oblidat res de la persona que vulgui incloure.
