Els procediments de control de documents no han de ser complexos. De fet, la complexitat afegeix a la probabilitat que el document no es faci referència adequadament. Dit això, gestionar la informació és un dels processos més importants de qualsevol organització. La dependència de la correspondència de dades electròniques augmenta la necessitat d'actualitzar contínuament els procediments de control de dades i emmagatzematge. Si no es mantenen els procediments de control de documents adequats, es poden produir grans riscos financers. Afortunadament, les millores en la tecnologia de control de documents i les aplicacions de programari han creat un nou món de bones pràctiques.
Identificar processos crítics
Assigneu un equip de gestors multifuncionals per identificar els processos més crítics relacionats amb el flux de dades i informació. Feu un seguiment de com les dades (correu electrònic, enquestes de clients, formularis de IRS, etc.) flueixen des del vostre client als fitxers de la vostra base de dades. Compara cada procés de flux de dades i identifica tasques comunes o redundants. Situeu tots els processos d'informació, des del correu electrònic fins a la conformitat corporativa, utilitzant un diagrama de flux bàsic.
Crea un manual de procediments
Els procediments, tant per a programari com per a paper, han de definir com s'aproven els documents abans i després de l'actualització. També han de detallar com actualitzar i reaprovar documents. Indiqueu com el sistema identificarà els canvis, és a dir, per la data d'emissió o els canvis de tipus de lletra. Assegureu-vos d'esbossar el procés per decidir l'obsolescència del document. Comprèn com evitar que s'utilitzin els documents "obsolets".
Garanteix la funcionalitat
Assegureu-vos que hi ha documents disponibles per a les persones adequades quan les necessiteu. Si esteu convertint a un sistema virtual, assegureu-vos de documentar acuradament com s'emmagatzemarà el document original, si n'hi ha. Finalment, teniu una solució de còpia de seguretat. Si canvieu a un sistema automatitzat, utilitzeu una estratègia de desplegament pilot. Després de la conversió completa, espera tres mesos abans de destruir o presentar documents en paper.
