Els procediments de control de documents són crítics per processar les factures de pagament de comptes. Ells ajudaran a assegurar-vos que registreu correctament totes les factures que es paguin al compte al llibre general comptable i pagueu el procés de les factures de manera oportuna. Un procediment escrit per a processar comptes a pagar ajuda a alleujar els errors en el processament i evitar càrrecs per demà per no enviar els pagaments a temps.
Data-segell de la factura
La persona responsable d'obrir el correu electrònic diari ha de fer constar la factura de cada factura cobrada amb la data actual. La estampació de data us permet fer un seguiment del temps que triga a pagar una factura a la vostra empresa. La data de la persona que marca les factures ha de tenir en compte les diferències de temps significatives entre la data d'emissió de la factura i la data rebuda. Les factures enviades per correu electrònic setmanes després de la generació poden necessitar ser impulsades a través del procés de pagament de comptes ràpidament per evitar càrrecs per demà.
Codi de la factura
L'empleat responsable de crear o gestionar la despesa escriu el codi del compte de llibre general corresponent a la factura i compara la factura amb el pressupost restant d'aquest compte de despeses. Si el compte del llibre major general supera l'import pressupostat un cop processada la factura, l'empleat hauria d'incloure una explicació sobre l'excedent a la factura.
Obtenir l'aprovació de la factura
Els responsables són responsables de revisar i aprovar totes les factures pagadores de comptes que es troben dins de la seva àrea de control. L'administrador revisa la codificació a la factura per obtenir la precisió i qualsevol explicació de l'excedent pressupostari per al rigor. El gestor inicialitza i data la factura perquè el comptador sap que el gerent ha aprovat la factura per al pagament.
Prepara el xec
El comptador revisa la factura per assegurar que les aprovacions i explicacions apropiades dels excedents s'incloguin a la factura. El comptador també verifica dues vegades la codificació a la factura i qüestiona qualsevol codificació que sembli que es trobi en error. Una vegada que el comptador està satisfet amb l'aprovació i la codificació de la factura, prepara un xec per al pagament.
Els xecs comercials han d'incloure dos comprovacions: un comprovant per a l'emissor i un comprovant del destinatari. El xec de xecs ha d'incloure la data de la factura, el número de la factura i el número del compte de l'empresa, si el venedor li assigna una. El testimoni de l'emissor pot incloure la codificació general del llibre major, si es desitja. Feu una còpia de la factura per als vostres propis registres i grapeu la contrasenya de l'emissor a la part superior de la factura. Expediu la còpia de la factura per donar suport a la despesa en cas d'auditoria o per a la investigació comptable.
