L'eficiència és clau en gairebé qualsevol oficina o entorn empresarial. Estar organitzat és una habilitat que beneficiarà a qualsevol entorn d'oficina. Una cosa que potser voldreu millorar, fins i tot si troba que generalment està organitzat, és el procediment de presentació i manteniment de documents. Podeu passar hores buscant documents importants si no hi ha cap sistema per gestionar-los. Tenir la capacitat d'obtenir els documents necessaris quan estàs sota pressió és vital. Tot i que alguns llocs de treball poden tenir fitxers físics reals, la gran majoria de la presentació de documents es produeix a l'ordinador.
Naming
Assigneu un nom a tots els fitxers i carpetes d'una manera coherent. No citeu alguns d'ells per data i altres amb el nom del projecte. Assegureu-vos que cada fitxer d'un projecte en concret té alguna cosa exclusiu del projecte en el seu títol. Creeu una carpeta de projecte mestre amb un nom fàcilment identificable. Dividiu aquesta carpeta en subcarpetes amb títols clars que podeu utilitzar per enumerar els noms dels que treballen en ell o altres coses necessàries.
Estalvi
Guardeu documents semblants junts. Si esteu treballant en un projecte concret, deseu tots els documents de la mateixa carpeta principal de l'ordinador. Això és més eficient i lògic que emmagatzemar tots els fulls de càlcul o tots els gràfics en diversos llocs. Quan estigueu lluitant amb detalls, un clic us portarà al projecte.
Contingut
Abans de començar a presentar documents, triga un temps a revisar el contingut. No guardi tota la informació que se li enviï. Això significa més temps buscant coses innecessàries més endavant. Si el document és rellevant per al vostre projecte concret, deseu-lo. Si no, elimineu-lo del vostre ordinador.
Estat
Separeu els documents que formen part del treball en curs a partir de documents que són per a treballs acabats i que es guarden només per a fins de referència i registres. Utilitzeu el vostre sistema de carpetes. Deseu els documents actuals en un lloc fàcilment accessible, com ara l'escriptori de l'ordinador. Un cop finalitzat el treball, moveu-lo a la carpeta del projecte en què emmagatzema el treball acabat. Ajusteu aquest mètode per adaptar-lo al vostre negoci.
