El mapatge d'informació és un mètode de documentació clar i eficaç per a les empreses que ja han desenvolupat els seus procediments, polítiques i documents de suport. Els negocis que només comencen a formalitzar els seus procediments també poden beneficiar-se del mètode de documentació de mapes d'informació. L'assignació d'informació simplifica la documentació evitant la duplicació d'instruccions o informació en tots els procediments. També proporciona un format per organitzar la informació d'un document per tal que s'entengui més fàcilment. La conversió de la documentació de la vostra empresa a un format de mapes d'informació es pot fer de manera senzilla, tot i que passen molt de temps.
Reviseu tota la documentació de l'empresa i organitzeu el contingut sistemàticament en categories que incloguin instruccions similars. Refineu el contingut de la categoria eliminant conflictes i duplicacions.
Per exemple, molts procediments tenen una secció de responsabilitats. Per a aquest tipus de contingut, es compilarà tota la informació de tipus "responsabilitats" en tota la documentació. En fer-ho, podeu veure conflictes en responsabilitats o àrees on una responsabilitat es superposa a una altra. A partir d'aquí, racionalitza el contingut per eliminar duplicacions o conflictes. Un altre tipus de contingut a considerar inclou definicions i precaucions de seguretat.
Creeu documents centrals o altres dipòsits d'informació controlats per la revisió per a cada tipus de contingut.
Torneu al nostre exemple de responsabilitats, creeu un document que enumera el contingut de les responsabilitats que ha refinat en l'últim pas. Assegureu-vos que feu referència als procediments on es duen a terme les responsabilitats. Això assegura que la documentació estigui correctament referenciada.
Ara que un contingut similar es trasllada a un document central, el contingut antic es pot eliminar dels procediments originals. Elimineu el contingut antic dels procediments originals, fent referència al nou document de referència central.
Actualitzeu el contingut de la documentació restant durant el procés de revisió en un format assignat a informació. Organitzeu el contingut del document agrupant la informació pertinent. Inclou sub-encapçalaments. Utilitzeu taules on sigui possible perquè el contingut es pugui visualitzar millor. Establir les millors pràctiques, incloent-hi qualsevol coneixement o passos tribals que els empleats solen realitzar però que no han estat documentats en el procediment.
Consells
-
La cartografia d'informació oscil·la entre simples i complexos i pot millorar encara més, incloent comentaris mesurables per a la gestió. Per a una implementació més complexa, es poden utilitzar serveis professionals d'establiments com l'empresa fundadora Information Mapping, Inc. per optimitzar els seus procediments mapats o no modificats. (Veure recursos)
