Les organitzacions i empreses de totes les mides poden beneficiar-se d'un sistema de registre de telèfon per fer un seguiment de les trucades telefòniques i la informació de contacte. Per exemple, professionals com ara advocats i comptadors confien en registres telefònics per mantenir registres de clients i registrar la quantitat de temps facturables que es destinen a cada un.
Mètodes de registre bàsic del telèfon
Utilitzeu els registres del telèfon per fer un seguiment de les trucades telefòniques entrants i sortints. Registreu dades sobre clients, com ara números de telèfon i de negocis, informació sobre el correu electrònic i el lloc web. Per als registres tradicionals del telèfon, mantingueu les dades segures posant-les en un lloc segur fora de l'abast públic quan no esteu utilitzant. En un sistema electrònic, mantingueu els missatges segurs limitant l'exposició a les dades i instal·lant una contrasenya. Si l'oficina té una recepcionista, integreu el registre del telèfon amb ella perquè les trucades es tornin oportunes i eficientment. Donar-li accés a les safates d'entrada dels usuaris perquè puguin comprovar fàcilment els missatges.
Capacitats avançades
Organitzeu l'accés remot i de reenviament del registre del telèfon des del vostre telèfon mòbil o ordinador. Integreu missatges de text i correu electrònic al sistema de registre del telèfon per obtenir una major flexibilitat. Organitzeu els missatges telefònics en carpetes personals per facilitar l'accés. Configureu carpetes públiques si voleu compartir les dades amb la resta de l'oficina. Configureu notificacions perquè rebeu missatges tan aviat com arribin. Col·loqueu trucades no urgents en una carpeta per a la millor gestió del temps. Establiu un sistema per tornar totes les trucades telefòniques durant un període de temps raonable i configureu els recordatoris perquè no s'oblidi cap trucada important. Per obtenir un sistema de còpia de seguretat eficaç, prepareu que els grups de distribució rebin notificacions.
Registres de telèfon tradicionals
Utilitzeu un sistema de registre de telèfons tradicionals escrivint informació sobre un coixinet dissenyat per fer el seguiment de les persones que truquen i la seva informació. Alguns tauletes de registre del telèfon vénen amb un carboni per fer un registre duplicat automàticament per a l'emmagatzematge. Abans de l'era electrònica, els executius, els treballadors d'oficina i els particulars realitzaven un seguiment de les trucades telefòniques escrivint noms, números i altra informació sobre trossos de paper individuals o pastilles dissenyades per a aquest propòsit.
MyWorkTools
Penseu en l'ús de MyWorkTools, que ofereix un document de plantilla de Word com a registre de telèfon per a les trucades entrants i sortints. L'eina es pot utilitzar com a sistema de gestió del temps i de mesura de productivitat que fa el seguiment de la data i l'hora de cada trucada telefònica, el nombre marcat i la durada de la trucada, així com el propòsit de la trucada. L'eina pot estalviar temps ja que elimina la necessitat de gastar una mitjana de dues hores o més per fer un registre de telèfon semblant manualment.
Sistema electrònic del sistema telefònic
Baixeu la prova gratuïta del sistema PhonePad, que utilitza una aplicació de Windows per emmagatzemar tota la informació de la trucada telefònica en una sola safata d'entrada. Les icones i la codificació acolorides proporcionen el reconeixement d'estat de missatges instantanis i els missatges estan ordenats per indicar si són nous, llegeixen o necessiten un seguiment. El PhonePad es veu com un missatge de paper per a una interfície d'usuari intuïtiva. Els missatges són compatibles amb format de text en diferents fonts, colors, estils i mides. Es poden obrir diversos missatges simultàniament, i els missatges de text també són compatibles. La llibreta d'adreces integrada emmagatzema dades de trucades anteriors.
Registres de PDA o cel·lular
Utilitzeu un registre de telèfon dissenyat per a la vostra PDA o telèfon mòbil, com ara PhoneLog 2.0, per al dispositiu de telèfon mòbil PalmPilot. PhoneLog rastreja tots els missatges de telèfon rebuts i deixats per a tercers. A més, es pot crear fàcilment una llista que es pot accedir ràpidament a les trucades de tornada. El PhoneLog proporciona un registre complet de converses. El sistema també es pot personalitzar i es pot integrar fàcilment.
