Els controls interns són polítiques i procediments que les empreses utilitzen per evitar errors i fraus, que poden incloure el robatori, malversació, favoritisme o errors matemàtics en documents financers. No necessiteu ser un comptador públic certificat o tenir un grau de finançament per instituir controls interns útils a la vostra empresa o establir polítiques per als vostres empleats a seguir.
Verifiqueu als signants co-signants i signants autoritzats
Un dels controls interns més comuns per a les petites empreses és l'obligació de coprotegir els xecs. Això ajuda a evitar que una persona escrigui un xec o aprovar un pagament inadequat. Si la vostra empresa escriu nombrosos xecs cada mes, podeu establir una política que només requereixi dues signatures en xecs que superin una determinada quantitat de dòlars, com ara $ 500. Assegureu-vos que teniu una targeta de signatura al vostre banc amb les signatures dels signants autoritzats. Això permet que el banc comprovi signatures abans de pagar cap xec.
Reconciliacions bancàries
Moltes empreses registren tots els seus pagaments i rebuts en un llibre general, que és un registre de les transaccions financeres de la companyia. Les entrades d'un llibre major es basen en xecs escrits, en efectiu pagats i en efectiu, dipòsits electrònics o pagaments amb targeta de crèdit rebuts. Per ajudar a detectar errors matemàtics i entrades fraudulentes, realitzeu una reconciliació bancària cada mes, comparant el vostre extracte bancari al vostre llibre general. El vostre extracte bancari inclourà tots els dipòsits que heu realitzat o rebut electrònicament i mostreu tots els pagaments que heu realitzat. També inclourà les comissions bancàries pagades, que us permetran incloure-les al vostre llibre general.
Procediments d'adjudicació
Per assegurar-vos que obtingueu més valor en fer compres, creeu un control intern que estableixi polítiques per fer compres. Això només pot incloure proveïdors aprovats, que requereixen ofertes competitives dels contractistes o realitza un control de preus de diversos proveïdors abans de triar-ne un. Això podria incloure que el vostre director d'oficina requereixi que comprovi els preus en línia en diverses botigues d'oficines abans de demanar subministraments d'oficina, mobles o altres equips.
Polítiques de reemborsament
Creeu una política formal de despeses dels empleats per ajudar a reduir els costos d'allotjament, allotjament i menjar. Si permet que els empleats reservin el seu propi viatge i allotjament quan assisteixin a conferències o fires, poden reservar vols i habitacions que els guanyen els punts de recompensa més que triar les reserves de menor cost. Cal que totes les despeses de viatge siguin aprovades per un supervisor amb antelació i que tots els formularis de reemborsament de despeses incloguin rebuts.
Auditories
Tenir una revisió de tercers compres, registres financers, fulls de temps, reemborsaments de despeses i altres activitats comercials pot ajudar a detectar i reduir errors i fraus. Les auditories internes permeten a un empleat o un departament revisar el treball d'un altre. Les auditories externes porten a un contractista o una signatura externa a revisar el treball del vostre personal. Això podria incloure contractar un comptador públic certificat per revisar els vostres llibres cada mes o trimestre. Realitzar una revisió d'inventari us pot ajudar a detectar si teniu o no un problema amb el robatori, el lliurament excessiu o el trencament.
