La documentació de controls i processos interns pot ser un repte. Els processos complexos es presenten amb un estil fàcil d'entendre i això no és una tasca senzilla. Cal tenir excel·lents habilitats de comunicació, tant orals com escrites, per fer un bon treball. Els passos per crear bona documentació impliquen entrevistar empleats, observar, avaluar i organitzar. Un aspecte important de la creació de documentació és permetre'l fer modificacions més endavant. Els processos canvien i, com a resultat, els documents també han de canviar.
Treballadors de la entrevista. Aquest és el primer pas en aquest procés. No faci suposicions i faci preguntes per comprovar la seva comprensió. Sol·liciteu als empleats que us mostrin el que estan parlant. Si algú necessita aprovar un document, pregunteu-ho per veure-ho. Alguns volen usar una gravadora de cinta i després transcriure la informació. Això pot ser una bona idea si algú parla i mostra el procés alhora amb molts detalls. "Mostrar i dir" és el camí a seguir.
Observeu el vostre entorn. Si el procés és adjuntar factures per verificar sol·licituds, per exemple, tingueu en compte si això es realitza realment. Moltes vegades la gent et diu la forma correcta de fer un procés determinat, però això no vol dir que sigui la forma en què es fa. Com que està documentant la realitat, observar el procés pot ser valuós per afegir una bona informació no evident durant l'entrevista. Observeu els armaris d'ompliment, i tingueu en compte els papers que tenen les persones a les taules.
Avaluar l'eficàcia d'un procés al documentar-lo. Si veieu que els processos no funcionen o es realitzen dues vegades, feu una notació. Aquesta és la millor manera d'afegir valor als processos de documentació del treball. Quan s'avalua un procés, ho veieu de manera objectiva i podeu suggerir millores. Assegureu-vos que seguiu el protocol quan feu recomanacions. Recordeu: si els processos canvien a causa de les vostres recomanacions, haureu de documentar els processos millorats, no només l'antic.
Documentació d'arxius en aglutinants i en línia en carpetes. Tenir plantilles per estandarditzar la documentació ajuda a que sigui fàcil de llegir. Cada carpeta o carpeta ha de tenir un índex amb informació sobre una àrea. Per exemple, podria tenir un enllaç sobre Comptes a pagar on es podrien presentar narracions i diagrames de flux documentant el procés. És possible que tingueu un altre enllaçador sobre la nòmina i un altre sobre els comptes a cobrar. La separació de la documentació dels processos pot ajudar els usuaris a trobar informació. Tenir la mateixa organització en tots els aglutinants respecte a l'ordre de documentació, taula de continguts a la part davantera, etc. Això és molt important quan cal fer canvis i cal trobar un element específic ràpidament.
Consells
-
Utilitzeu Word o un altre programa per crear la vostra documentació.
Penseu en el programari de documentació específic per al vostre sector que us permet estalviar temps per escrit i per organitzar-lo. Considereu fer ambdues narracions i diagrames de flux per millorar la claredat Eviteu utilitzar l'argot o les inicials
Altres consideracions inclouen: Escriure frases curtes i evitar la veu passiva; no embellir-lo ni implicar judicis. Per exemple, no escriviu sobre la bona recepcionista. Escriure sobre la recepcionista. No utilitzeu noms reals de persones: sempre utilitzeu noms de posició i mantingueu-los coherents a tota la documentació; tenir un gerent o un supervisor que llegeixi la seva documentació per assegurar-se que és correcta; i tingui en compte la informació confidencial de la documentació. No mostreu exemples de signatures de xecs ni mostreu informació de nòmina confidencial.
Avís
Tingueu en compte els usuaris de la vostra documentació. Poden incloure no només persones internes, sinó també auditors i altres grups d'interès. Això és molt visible. Per tant, assegureu-vos que el vostre treball no tingui errors gramaticals o d'ortografia vergonyants.
