Una avaluació formal és una llista escrita i un resum del rendiment de l'empleat. És una oportunitat perquè un gerent i empleat superin els punts forts i febles del rendiment laboral. Durant l'avaluació formal, no hi ha sorpreses, ja que la comunicació entre un gerent i un empleat ha de continuar.
Freqüència
Podeu realitzar avaluacions formals en poques circumstàncies. Quan un empleat comença en una empresa, normalment hi ha un període de prova. Una avaluació formal ha de seguir el període de prova. A més d'això, un empleat ha de rebre una avaluació formal almenys un cop l'any. I, finalment, si un empleat ha rebut mesures disciplinàries, pot haver-hi una avaluació formal per documentar la situació.
Format
El format d'una avaluació formal pot variar depenent de les necessitats de l'empresa. Una empresa pot triar utilitzar un format on hi hagi puntuacions en diverses categories. L'altra possibilitat és tenir seccions escrites dels punts forts, debilitats i objectius d'una persona. El format també pot ser una combinació de puntuacions i comentaris escrits. Encara que el format pot variar, és fonamental que l'avaluació utilitzada sigui la mateixa entre tots els empleats, de manera que el tractament de tots els empleats és coherent.
Àrees cobertes
L'objectiu d'una avaluació formal és permetre als empleats saber com s'han realitzat en totes les àrees dels seus llocs de treball. Les àrees cobertes poden incloure la cooperació, assistència i puntualitat, fiabilitat, iniciativa, actitud i habilitats laborals específiques. Cadascuna d'aquestes àrees es pot dividir en components més petits. Un exemple d'això seria la categoria d'actitud: pot tenir components com "accepta la crítica de la construcció", "ofereix voluntàriament assistència" i "demostra la consideració d'altres". Altres àrees que podeu cobrir són les fortaleses i debilitats de l'empleat.
Presentació de l'avaluació formal
La presentació de l'avaluació formal ha d'estar en un entorn on el director i l'empleat puguin parlar lliurement. La ubicació ha de ser aquella en què els altres empleats no puguin escoltar els resultats de l'avaluació. L'empleat hauria de tenir una còpia de l'avaluació perquè pugui seguir-lo, tal com el gerent ho explica. Després de l'avaluació, l'empleat i el gerent han de signar l'avaluació i s'haurien d'ubicar al fitxer de l'empleat.
