L'equip d'oficina és sovint un dels majors costos de qualsevol negoci. Aquest cost es veu agreujat pel fet que l'equip es desgastarà o trencarà. Escriure una proposta detallada que explica les necessitats de l'empresa i demanar oficialment que els equips es comprin del pressupost de l'empresa és una manera de reemplaçar aquests elements. Una proposta escrita permet a diversos empleats estar al corrent de les necessitats de la companyia i prendre decisions basades en informació important, com ara el cost de l'equip i el seu benefici per a l'empresa.
Avaluar la necessitat. La majoria de les empreses tenen pressupostos detallats que són definitius sobre el que poden comprar, i quan. Determineu la veritable necessitat de l'empresa mitjançant l'estudi de cada equip i preguntant-li si es podria reparar, si durarà altres sis mesos a un any, o si seria més costós reparar o substituir. Qualsevol element que es pugui reparar o que durarà un temps més ha de marcar-se a la llista de nous equips sol·licitats.
Determina els guanys de l'empresa. Què estalviarà l'empresa si l'equip és reemplaçat ara? Què guanyarà? Si reemplaça una impressora d'escriptori amb una impressora d'empresa independent que pot imprimir diverses còpies en una fracció del temps, enumera això com un guany, ja que el temps estalviat és beneficiós. Sigui molt clar i conciso en explicar el que cada peça d'equip portarà a l'empresa.
Investigació d'equips nous. Conegui i enumereu els preus, les especificacions, els models, els minoristes i els fabricants per a cada peça d'equip que sol·liciteu. Conegui quins venedors tenen els articles als preus més baixos i que estan a prop de la seva ubicació o tenen enviaments gratuïts. També conegueu qualsevol inconvenient o problema que pugui associar-se a l'equipament.
Escriviu el vostre esborrany de la proposta, incloses les seccions d'introducció o resum executiu, objectius o objectius, necessitats de l'empresa, guanys o beneficis de l'empresa i costos. També podria ser útil llistar una línia de temps factible per a la compra. No tots els equips hauran de comprar immediatament.
Escriviu la vostra proposta, prestant atenció al format. Assegureu-vos que tots els encapçalaments estiguin en negreta i que s'ajustin acuradament. Comproveu l'ortografia del vostre treball utilitzant l'eina de verificació ortogràfica de l'ordinador i llegint la proposta a tu mateix. Per assegurar-vos que no us perdeu res, estableixi la vostra proposta de forma diferent durant diverses hores o dies, i torneu a llegir una altra vegada.
Avís
Mantingueu les vostres sol·licituds raonables: si el vostre negoci no necessita un gran model d'equip industrial, no ho enumereu.
Sigues veritat en les teves avaluacions dels equips actuals. Els lectors de la vostra proposta han de poder confiar en les vostres opinions.
