Les actes de les reunions són documents legals essencials per a organitzacions no lucratives, agències governamentals, societats i corporacions. Proporcionen un registre del procés de presa de decisions. Els minuts són diferents del dictat. No són una transcripció de paraula per paraula del que va passar a la reunió; en canvi, són un registre de qui va assistir, el que es va tractar, els vots que es van emetre i el que es va decidir. Els minuts es mantenen durant diversos anys.
Prepara't per registrar minuts precisos
Reviseu l'agenda de la reunió. Això us permetrà planificar importants elements del programa sobre els quals haurà de prendre notes. També tindrà una idea de quants assistents esperen.
Esborrany d'un full d'assistents. Això pot ser tan simple com un full amb el títol de la reunió i la data a la part superior amb diverses línies numerades. Ho distribuiràs al començament de la reunió perquè els assistents signin.
Assegureu-vos que el vostre equip de gravació funcioni correctament. Podeu optar per prendre notes de la reunió en un ordinador portàtil, o amb una ploma i paper o bé enregistrant la reunió. Si la reunió cobrirà informació sensible, discuteix l'enregistrament amb el president i explica la intenció d'utilitzar la gravació només per garantir la precisió de les actes.
Crea minuts de reunió per al registre
Pren notes durant la reunió. Centreu-vos en l'assumpte de cada debat i deixeu de banda els comentaris. Per exemple, tingueu en compte que l'assignació de fons per a un nou edifici s'ha debatut, però no tingueu en compte que la "discussió va ser emocional i escalfada". Tingueu en compte qui va proposar cada moció i el que es va resoldre.
Creeu un document que serà el minut de la reunió oficial. Hauria de tenir el mateix format que els minuts anteriors de la reunió. Penseu en la possibilitat d'utilitzar sis seccions: crida a l'ordre, rotllo, aprovació dels darrers minuts de la reunió, problemes oberts, noves operacions i ajornament. Sota cadascun proporcioneu un resum breu i neutre del debat o activitat. Si hi ha un recompte de vots, incloeu el compte. Si no es comptessin els vots, indiqueu només que un moviment s'ha "portat" o "fracassat". Creeu un espai perquè els minuts estiguin signats per vosaltres mateixos com a prenedor de notes i el president, que aprovarà els minuts.
Transcriviu les actes als membres de la junta dins d'una setmana de la reunió i, si la reunió era pública, registreu-los com a registre públic. Feu canvis i correccions segons sigui necessari. Consulteu les vostres pròpies notes o la vostra gravació de la reunió si cal una aclariment.
Emmagatzemar minuts de reunió en fitxers d'empresa
Expediu els minuts de la reunió amb els de les reunions anteriors. Podeu mantenir els minuts en una carpeta, organitzada per comissió o comanda, i per ordre cronològic. Atès que els minuts de reunió són registres legals, manteniu-los a l'oficina central.
Suprimiu l'enregistrament que heu realitzat de la reunió, tret que sigui la política de la vostra organització que mantingui aquest registre. Una vegada que els minuts són finals, normalment no és necessari mantenir aquesta còpia de seguretat, i el seu contingut pot ser sensible o confidencial.
Copieu i distribueixi els minuts de la reunió al començament de la propera reunió. Aquests seran aprovats com el primer punt de negoci.
Consells
-
Reviseu les plantilles de reunió si és necessari. Estudi com es van mantenir els minuts més antics o es va buscar en línia per a "Plantilles d'acta de reunions".
