Sense clients repetits, els costos d'adquisició d'obtenir nous compradors poden ser massa grans perquè la majoria de les empreses mantinguin les portes obertes. Tenir un sistema per fer un seguiment de qui està comprant, els patrons de despesa dels clients i la forma de contactar amb els vostres clients pot ser una de les vostres eines de màrqueting més valuoses. Independentment de quants clients tingui, podeu crear bases de dades útils si inclouen diversos camps que es poden classificar per a diferents conjunts de dades.
Opcions de programari
Fer un seguiment dels clients mitjançant targetes d'índex o altres mitjans de paper és un mètode ineficient; retarda la referència creuada i no permet enviar correus electrònics o generar ràpidament factures o etiquetes de correu. Creeu llistes de clients útils amb un senzill programa de full de càlcul, com ara Microsoft Excel. O, depenent de les seves habilitats i pressupost informàtics, compreu un programa de gestió de relacions amb clients, anomenat base de dades CRM, també conegut com a programari de gestió de clients. Diferents empreses fan que les versions siguin útils per crear llistes que ajudin amb la facturació, les vendes, la comercialització i les donacions sense ànim de lucre. Alguns requereixen programari que resideix a l'ordinador, mentre que d'altres us permeten mantenir les vostres llistes de manera segura en línia.
Recopilació de dades
La utilitat de les llistes de clients depèn de les dades que recopileu i de com ingresseu a la vostra base de dades. Decidiu quina informació voleu mantenir i utilitzar sobre els vostres clients, com ara el nom, l'adreça, els números de telèfon, el sexe, l'edat i l'adreça de correu electrònic. No tingueu por de recollir massa informació; és fàcil filtrar la informació que necessiteu per a diferents tasques limitant els criteris de cerca. Per exemple, podeu incloure dates de compra, tipus de productes adquirits, clients per territori o representant, historial de reclamacions del client i notes personals. Per executar una cerca de clients femenins que han gastat més de $ 500 en els últims 30 dies, només necessiteu aquestes tres característiques de dades per a la vostra cerca. Si no teniu totes les dades que voleu, executeu un concurs que requereixi que els clients compleixin un perfil personal complet o contractin un particular o una empresa per contactar-los amb els clients sobre l'actualització dels comptes dels clients per servir-los millor.
Creació de bases de dades
Quan creeu la vostra base de dades, creeu camps i columnes que us identifiquin i usi fàcilment per a cerques diferents. Com més es trenqui cada informació, més cerques podreu crear. Per exemple, introduir adreces amb diferents camps per a l'adreça postal, ciutat, estat i codi postal us permet crear llistes o realitzar cerques amb un o més d'aquests criteris juntament amb altres camps. Mantingueu els noms i els cognoms separats per identificar les fitxes duplicades a causa del primer nom diferent, com ara Rob i Robert. Feu títols de treball i noms d'empreses diferents camps.
Ús de les vostres dades
Per començar a utilitzar la vostra base de dades, executeu algunes llistes de proves per veure com funciona. Executeu tipus senzills, començant amb només un criteri, com ara el codi postal. A continuació, utilitzeu dos criteris, com els homes per estat. Una vegada que estigueu segur que la vostra base de dades funciona de la manera que voleu, creeu llistes que proporcionin la informació que voleu, com ara l'enviament i la facturació, i els tipus que proporcionen informació sobre els hàbits de compra del client. Actualitzeu la vostra base de dades cada vegada que interactueu amb el vostre client per mantenir la informació actualitzada i per ajudar-vos a evitar trucades telefòniques duplicades o correus electrònics que puguin molestar als clients.
Polítiques de seguretat i ús
Una vegada que creeu una llista de clients, vostè és responsable de la seva seguretat. Aneu amb compte pel que fa a qui té accés a la vostra llista, a on l'emmagatzema i com la fa una còpia de seguretat. Mantingueu una còpia de seguretat de la vostra llista original i una còpia de seguretat de la llista cada vegada que l'actualitzeu, mantenint les versions anteriors. Això us ajuda a tornar a l'última llista de clients activa si el fitxer actual es fa malbé. Si us trobeu piratejat o algú accedeix a la vostra llista de clients sense el vostre permís, decidiu si ha de deixar saber als vostres clients. Si la vostra llista no conté informació confidencial, com ara números de targetes de crèdit o contrasenyes, els clients fan servir el vostre lloc web, és possible que no us hàgiu de preocupar. Si teniu previst realitzar campanyes de correu electrònic amb les vostres llistes de clients, poseu-vos en contacte amb el vostre proveïdor de serveis d'Internet per determinar quines són les seves polítiques per enviar correu electrònic massiu i si heu d'incloure una provisió de desistiment per als clients.
