Per organitzar un sopar recaudador de fons reeixit cal planificar bé, i conèixer la base de donants i la comunitat en què es beneficia finalment el recaudador de fons. Fer una bona quantitat de treball de peus abans de temps pot salvar a tots els mals de cap. Ja sigui que sigui un coordinador d'esdeveniments per a un voluntari sense ànim de lucre o entusiasta, hi ha uns quants passos que podeu fer per ajudar-vos a treure un negoci rendible.
Estableix el pressupost. La comprensió dels fons que tingui determinarà quin tipus de sopar de recaudador de fons pot mantenir. Una cosa a pensar quan facturar diners és preguntar-se si un recaudador de fons d'alta qualitat (i d'alt cost) de luxe beneficiarà en última instància a l'organització. De vegades, un assumpte descarriado pot provocar tants diners sense els costos inicials. La creativitat és clau.
Demanar ajuda. Aquests esdeveniments, fins i tot si semblen petits des del primer moment, tenen una forma de fer-se més gran del que imaginàvem. Intenta no fer massa per compte propi; Demana als voluntaris que ajudin amb la llista de convidats, la neteja, l'equip de conducció o el que tens. Aconseguir que altres persones a bord també permeti a les persones a contribuir a una causa en què creuen.
Identifica el lloc tan aviat com sigui possible per reservar-lo. On es celebrarà aquest sopar? Serà un petit assumpte que es pugui celebrar a casa d'algú o si voleu crear un esdeveniment més gran? Intenteu consultar les opcions de baix cost abans de llogar una sala; vostè pot tenir un filàntrop a la seva comunitat que afavoreixi la seva causa i estaria disposat a permetre-li utilitzar la seva casa com a mitjà de donació. A més, sol·liciteu centres comunitaris, esglésies i escoles primàries les instal·lacions de les quals estiguin disponibles per poc o sense costos.
Determineu qui prepararà el sopar i com fer-ho. Aquest esdeveniment serà atès professionalment o els membres de l'organització faran el menjar? Per exemple, un sopar de recaudació de fons podria ser cuinat per nens de primària. Un grup de nens potser vulgueu recaptar diners per una causa local i poden ajudar a crear un menjar senzill que es cuina i es serveix.
Convida els convidats. Obteniu una llista completa dels donants anteriors i actuals i distribueixi les invitacions. Si sou voluntari i no teniu accés immediat a aquesta base de dades, truqueu a la institució benèfica i demana que parli amb un representant o representant de mitjans per obtenir una llista actual. Moltes organitzacions estan utilitzant llocs de correu electrònic i de xarxes socials per informar sobre els seus esdeveniments. Això estalvia una gran quantitat de diners en paper i en costos de correu.
Designar entreteniment. És una bona idea tenir alguna cosa diferent del sopar per a entretenir els vostres donants. Si això és un recaudador de fons per a una escola de música o de dansa, un recital estaria en ordre. Un recaudador de fons esportiu juvenil pot demanar a les animadores locals que realitzin un parell de rutines, o potser demanen als nens que preparen una petita i divertida escena sobre per què necessiten diners per continuar amb les seves activitats. Mostrar una pel·lícula curta sobre la vostra causa també pot ser una manera poderosa de retratar la importància de la causa a la vostra comunitat.
Seguiment periòdicament abans de l'esdeveniment. És possible que planifiqueu aquest esdeveniment durant sis mesos per la carretera, per tant, és una bona idea consultar de tant en tant per assegurar-vos que les coses encara estan en camí. Això no ha de ser una trucada telefònica setmanal per al proveïdor d'allotjament, però almenys haureu de fer una trucada un parell de setmanes abans d'embolicar els detalls de l'últim minut que pugueu arreglar.
