Per fer una bona impressió quan escriviu al gestor d'una empresa, heu de crear un document clar, conciso, professional i de so. Les lletres comercials són més formals que els correus electrònics, i generalment segueixen protocols específics. La forma en què formateu, dirigeu i obriu la vostra carta guien la impressió que té el receptor; per tant, assegureu-vos de mantenir els estàndards professionals perquè el contingut de la carta es prengués en seriós.
Llista la vostra adreça postal completa a la part superior de la pàgina. Formateu la vostra adreça tal com ho faríeu en un sobre de correu amb la ciutat, l'estat i el codi postal a la segona línia seguint el vostre nom i número de carrer. També podeu consultar el vostre número de telèfon i l'adreça electrònica immediatament després de la vostra adreça.
Escriviu la data a la línia immediatament després de la vostra adreça. Escriviu la data completa, per exemple, el 14 de març de 2011 en lloc del 14/03/11. S'ha de justificar la data, juntament amb la resta de la lletra.
Omple quatre línies després de la data i escriviu l'adreça del gestor que rebrà la vostra carta. Això és una cosa diferent de com vau incloure la vostra adreça. La primera línia d'aquesta secció hauria de ser el nom del gestor al qual es dirigeix la vostra carta. La següent línia serà la posició exacta del gerent amb l'empresa, seguit del nom de la seva empresa a la tercera línia. A continuació, apareix l'adreça postal del gerent, inclosa la ciutat, l'estat i el codi postal. No enumereu el seu número de telèfon o adreça de correu electrònic.
Ometeu una línia i escriviu la vostra salutació, com ara "Estimada senyora Stevens" o "Estimat senyor Jones". La salutació ha de ser seguida per un còlon.
Escriviu la resta de la vostra carta.
