Escriure lletres comercials pot ser complicat. Vostè se senti per traçar una carta ràpida i boom, t'enfonsa directament a la salutació. L'escriptura d'una persona té prou problemes si no coneixeu el nom o el sexe de la persona. Quan afegiu poques persones, les preguntes es multipliquen. Quantes persones escriu? Dos, tres o una multitud? Coneixes per nom? Són els vostres companys propers o coneguts? Afortunadament, hi ha regles i pautes per a totes aquestes situacions.
Escriure a dos o tres
Si escriviu a dos o tres, és una resposta fàcil: simplement escriviu els vostres noms. Si els coneixeu bé i teniu una base de nom, podeu utilitzar els primers noms, com ara "Benvolgut Voluntat, Kiersten i Pat".
Si no els coneixeu bé o no esteu segurs si els primers noms serien apropiats, utilitzeu més formalitat: "Benvolgut senyor Sothers, la Sra. Thompson i la Sra. Crump". En general, no serà culpable per ser massa formal, però les celles augmentaran si ets massa informal.
Escriure a un grup
Quan escriviu a més de tres persones, l'ortografia dels noms sembla complicat. La gent sol sentir que són només una de llarga llista. És millor utilitzar un terme de grup com "Estimat equip" o "Estimats col · legues". És curiós com l'ortografia dels noms d'un grup els pot fer sentir com un públic, però "Estimat equip" els fa sentir que pertanyen al grup; Formen part de l'equip. "Estimats col · legues", diu que els considera dignes de ser un col · lega, un participant igual i valorat.
Tanmateix, no utilitzeu "Estimats col · legues" quan escriviu a persones que són majors de vosaltres. Tècnicament, són els teus superiors, no els teus companys. Però si també estan a l'equip, "Estimat equip" funcionaria bé.
Com esmenten els noms
Escriviu a les persones per nom si és possible. Per exemple, si diverses persones us han escrit sobre un tema i voleu tornar a escriure, feu l'esforç per trobar i utilitzar els seus noms. Si esteu sol·licitant un lloc de treball, o us trobeu en una altra situació on voleu impressionar a algú, descobrir els seus noms indica que també faran esforços addicionals en el vostre treball, si es contracten. Coneixes a algú de la companyia que pugui conèixer els noms del personal de recursos humans implicat?
Una altra idea és anar al lloc web de l'organització i veure si el director o el gerent del departament apareix a la llista. Si aquest és l'únic nom que veieu, podeu adreçar-vos a la lletra com: "Benvolgut Sr. Burns i Col·legues" o "Benvolgut Sr. Burns i Membres de la Comissió de Selecció". Si no trobeu noms específics, escriviu "Estimats Membres de la Comissió de Selecció". Mentre podríeu escriure: "Benvolgut Comitè de Selecció," afegint "els membres del" dóna un toc especial ". "Membres" reconeix que els veieu com a persones, no només com un gran comitè anònim.
Aconseguir el gènere
Amb noms com John, Maryann, Wayne i Daisy, és fàcil dir el seu gènere. Altres noms us poden fer adivinar, com Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew i Alex. De vegades la seva ortografia els lliura. Per exemple, Adrian sol ser un mascle, mentre que Adrienne és una dona. Però els noms desafien regles comunes d'ortografia, així que si no ho sabeu, no n'assumeixis.
Si algú que coneixes podria conèixer la persona en qüestió, és possible que sàpiga. A més, consulteu el lloc web per veure si la persona està escrita i es coneix com ell. Una cerca general d'Internet per al nom també podria donar respostes. Si tot això no respon a la pregunta de gènere, és acceptable escriure "Estimat Chris Trainor".
A qui o no
Tot i que "To Who May Concern" sona rígid i molt formal, encara és una salutació acceptada per usar quan no teniu cap pista sobre qui escriu.
D'altra banda, "Benvolguts senyors" no està actualitzat. Es tracta d'una trampa gramatical que és un sobrant dels dies en què les empreses eren un domini d'un home. "Benvolguts senyors" és inadequat avui quan la vostra carta pot ser rebuda per una dona. "Benvolguts senyors o senyors" almenys reconeix que una dona pot ser un destinatari, però encara sona de moda. En primer lloc, ningú no és tractat com a senyor o senyora, excepte potser pel majordom o el xofer. Si no teniu noms i no teniu cap idea del seu gènere, prova alguna cosa diferent, com ara "Salutacions" o "Hola". Són amigables i són adequats per al gènere.
Maneres d'afectar el correu electrònic, també
En tots els casos excepte en els més formals, és acceptable enviar una carta de correu electrònic en lloc d'enviar la carta. Moltes publicacions de feines suggereixen una resposta per correu electrònic. El correu electrònic és una forma de comunicació més relaxada, però com en una carta de presentació, encara s'apliquen les regles de la gramàtica i l'etiqueta. S'adverteixen errors i errors ortogràfics i seran jutjats per ells.
Les mateixes directrius s'apliquen quan s'escriu a dues o tres persones o un grup. Tanmateix, quan envieu un correu electrònic, és important posar les adreces electròniques al camp "bcc" en comptes del camp "A". Moltes persones no volen que les seves adreces de correu electrònic es converteixin en coneixement públic, especialment quan és fàcil reenviar un missatge de correu electrònic amb la informació de contacte de tots a simple vista. "bcc", que significa "còpia de carboni oculta", significa que podeu veure l'adreça però els altres destinataris no poden fer-ho.
