La comunicació dins d'una organització és fonamental. Els empleats més connectats i informats són, més confiança es sentirà cap al seu ocupador. La investigació indica que els empleats prefereixen la interacció cara a cara amb els seus superiors, però les limitacions de temps i la mida d'una organització no sempre permeten aquest enfocament. Les notes de l'empresa són una altra manera de comunicar informació important a l'audiència interna d'una organització. Les lletres menys formalitzades que les de negocis, poden anunciar noves polítiques o canvis organitzatius, lliurar la informació sol · licitada o servir com a actualització del projecte. Aprendre a escriure un memoràndum d'empresa que proporcioni la informació que necessiten els empleats ajudarà a enfortir el "poder dins de la vostra empresa".
Articles que necessiteu
-
Imatge digital del logotip de l'empresa
-
Programari d'edició d'escriptori
-
Impressora
-
Paper
Introduïu el logotip de l'empresa com a imatge a la part superior de la vostra pàgina.
Creeu un títol que llegeixi (en totes les lletres majúscules) "MEMO", "MEMORANDUM" o "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". Això pot estar centrat a la part superior o alineat amb el marge esquerre.
Després del títol, inseriu una línia d'espai i després les paraules "A:," "FROM:," "DATE:" i "SUBJECT:" (també podeu substituir "RE:" en lloc de "ASSIGNATURA:") amb la informació adequada seguida d'un retorn dur. L'arranjament pot variar. Cada element pot tenir la seva pròpia línia per a un total de quatre línies, o es pot dividir en dues columnes: la primera que conté "A:" i "FROM:" i la segona amb "DATA:" i "ASSIGNATURA". No ho fa Inclou una adreça interna o salutació ("Estimat …").
Comenceu el cos de la vostra nota a la segona o tercera línia a sota de l'encapçalament. Si la vostra nota és un missatge de rutina, obre-ho de manera directa. Els missatges que ofereixin notícies dolents haurien d'obrir-se amb una declaració neutral estretament relacionada amb el tema del memoràndum, conegut en la comunicació empresarial com a memòria intermèdia, per preparar als lectors la informació negativa. Segons les novetats, podeu triar entre diverses estratègies per a aquesta obertura. Assegureu-vos que sigui sincer, rellevant, honest i breu.
Utilitzeu la resta del vostre espai per proporcionar detalls importants. El to ha de ser conversacional. Utilitzeu les subtítols per fer notes més llargues més fàcils de llegir. També podeu incloure taules, gràfics o altres visuals. Els escriptors que busquen persuadir els seus públics han d'incloure com / per què aquesta informació es beneficiarà personal o personal de l'empresa en general.
Finalitzeu una nota positiva i amigable. No inclogueu una còpia o signatura gratuïta.
Imprimiu la nota i la inicial del vostre nom a la part superior o prepareu la nota per enviar-la per correu electrònic (podeu perdre part del format enviant-lo electrònicament). Si la nota s'enviarà a diversos destinataris, pot ser més barata imprimir una còpia, inicialitzar-la i fer fotocòpies.
Distribuïu-lo. Es pot lliurar a mà, enviar per correu electrònic, enviar-se a través d'un correu electrònic a l'oficina o enviar per correu a través de l'oficina de correus.
Consells
-
Utilitzeu el format del bloc (sense sagnat) amb una línia d'espai entre cada paràgraf. Centreu-vos en un tema. Intenta mantenir la nota en dues pàgines. Només es poden utilitzar missatges entre el públic intern. No envieu un missatge a persones que no pertanyin a la vostra empresa. Escriu una carta al seu lloc. Si dirigeix la memòria a determinades persones en comptes de tot un departament o personal en general, alfabetitza la vostra llista de destinataris tret que hi hagi persones en determinades posicions que haurien de tenir una ubicació més destacada.
