Mantenir els vostres supervisors, companys i subordinats ben informats és essencial per a una oficina de funcionament senzilla. Tot i que es canvia molt la informació del dia a dia per persona, per correu electrònic o per telèfon, de vegades és necessari escriure un memoràndum d'oficina que recordi les discussions i les accions que ja han tingut lloc (incloses les avaluacions dels empleats) i / o dóna tothom "es dirigeix cap amunt" sobre els canvis imminents. Aquí teniu el que heu de saber per recollir els vostres pensaments i escriure una nota eficaç.
Identifica el propòsit de la nota que vols escriure. Intenta resumir-lo en una frase curta. Exemples: orientació per a nous empleats; Nous procediments per tramitar reclamacions de viatge; Holiday Potluck. Aquesta frase constitueix la línia "Assumpte" a la part superior de la nota directament sota dels destinataris.
Identifica els individus als quals anirà a la memòria. Si és només per a unes poques persones, la nota els identificarà cadascun per nom, títol i departament. Si, però, va a un gran grup, s'identificaran amb un títol col·lectiu. Exemples: tots els empleats; Divisió 4 directius; Personal de suport clerical. Aquesta informació es col·locarà a la línia "A" de la memòria.
Identifica't i el teu títol a la línia "De". Tot i que tothom us conegui com a "Bob", us heu d'identificar amb el vostre nom i cognom.
Seguiu la "Regla de 3" en la construcció del contingut de la vostra nota; Concretament, digueu als vostres lectors què hauran de dir-los, dir-los què és, i acabar reiterant el que acaben de dir. Per exemple, potser la seva nota es tracta de recordar als seus empleats que les distraccions de la temporada de vacances fan que sigui un moment popular per als lladres robar articles com moneders i articles personals a la vista. El primer paràgraf els aconsellaria la necessitat de ser cautelosos. El segon paràgraf ofereix consells sobre tancament de taules i portes i més consciència dels visitants. El tercer paràgraf recomana les accions a prendre si observen comportaments sospitosos o són víctimes d'un robatori d'oficina.
Utilitzeu punts de bala per a les notes que proporcionen contingut de procediment o qualsevol tipus de llista de verificació. Aquests són molt més fàcils de seguir i d'entendre que d'inserir-los en un paràgraf narratiu.
Observeu la regla dels marges de 1 polzada als costats esquerre i dret i al final de la pàgina. La part superior de la vostra pàgina és, probablement, una mica de capçalera o una plantilla que reduirà el marge superior a diversos centímetres. Si no teniu capçalera de capçalera, podeu crear un document de visualització senzilla centrant la paraula "MEMO" en negreta 2 o 3 polzades des de la part superior de la pàgina. El "To:", "From:" i "Subject:" es mecanografiarien al marge de la mà esquerra. El cos de la nota és d'un sol espai.
Utilitzeu un punt de 12 pt. font que serà fàcil per a que els vostres destinataris llegeixin. Times New Roman i Courier són estàndard; Bookman i Palatino també són acceptables.
Revisa el teu contingut a fons abans d'imprimir-lo.
Fotocopieu tantes còpies com necessiteu i distribueix-les als destinataris.
Consells
-
Sempre que sigui possible, mantingueu la vostra nota a una pàgina. Amb tot el que tothom en una oficina ha de fer, és probable que es retiri qualsevol nota que es dirigeixi a diverses pàgines per a la seva lectura posterior i, eventualment, arribarà al final de la pila. Si el contingut és de caràcter urgent o es tracta d'una reunió pròxima, haureu de posar els seus calendaris, assegureu-vos que això es destaqui a la línia de l'assumpte perquè els lectors no els perdin.
Avís
Si el contingut de la memòria és negatiu o potser escrit en un moment de molèstia, deixeu-lo al marge durant unes hores o fins al dia següent i torneu-lo a llegir.
