Una sala de conferències és utilitzada pels executius de la companyia per organitzar reunions i acollir esdeveniments per a companys de feina o empresaris visitants. La configuració d'una sala de conferències pot afectar molt la manera com la gent experimenta una reunió, ja que aquells que estan asseguts a la part posterior no poden escoltar ni veure tot el que està passant al davant de l'habitació. Abans d'iniciar la instal·lació d'una sala de conferències, analitzeu l'espai per determinar quina configuració funciona millor per a l'espai donat. D'aquesta manera tots els implicats tindran la mateixa experiència durant les presentacions o esdeveniments.
Passegeu per la sala de conferències abans de començar a dissenyar l'espai. Localitzeu totes les tomas elèctriques a l'espai, ja que la part frontal de l'habitació pot necessitar punts de venda elèctrics. Els projectors i pantalles poden requerir l'electricitat per funcionar, així que configureu la part frontal de l'habitació on hi ha punts de venda disponibles. Això es fa per minimitzar els cables a terra, ja que la gent pot recórrer-los mentre caminen a la sala de conferències.
Analitza la mida de l'espai i compara la mida amb les necessitats de l'empresa. Si la companyia busca un espai per tenir reunions amb 20 persones o menys a la vegada, la configuració de taules i cadires és diferent d'un espai que necessita tenir centenars de persones en un moment determinat. L'ús d'una configuració d'estil teatral amb files elevades pot ser més eficient per a centenars de persones en lloc d'una configuració en forma d'U, ja que una configuració en forma d'U és més adequada per a 20 persones o menys. Una única taula de conferències només s'hauria d'utilitzar si l'empresa només planeja allotjar menys de 15 persones al mateix temps, ja que els empleats situats en un extrem de la taula han de poder escoltar persones assegudes a l'extrem oposat.
Afegiu una pantalla o un projector de presentació a la part davantera abans d'afegir taules i cadires a l'espai. Connecteu tots els dispositius elèctrics i oculti els cables al llarg de les parets o sota les catifes.
Col·loqueu les taules en la configuració desitjada que hàgiu triat per a la sala de conferències. Les taules s'han de col·locar junts, si esteu utilitzant el mètode en forma d'U. La instal·lació del teatre requereix que les taules es col·loquin sobre caixes o plataformes elevades. Col·loqueu la plataforma a l'espai desitjat abans de començar a afegir les taules.
Camineu per l'espai i poseu-vos darrere de la taula per comprovar si tots els seients són acceptables pel que fa a la vista frontal de l'habitació sense cap tipus d'obstrucció. No col·loqueu a algú en un seient on no pugui veure el front. Feu això abans que s'afegeixin les cadires a l'habitació, ja que pot ser més difícil canviar la configuració amb cadires i taules a l'habitació.
Afegiu totes les cadires a la sala de conferències i introduïu les cadires a sota de les taules per estalviar espai. Això farà que la sala de conferències sigui més gran i més organitzada.
Afegiu ampolles d'aigua, bolígrafs, coixinets de paper i, possiblement, fruites a les taules de conferències abans d'un esdeveniment.
