Dins de cada pas del procés de comanda, hi ha la possibilitat que es produeixi un error o problema de comanda.Alguns d'aquests problemes són interns, causats per empleats de negocis, sistemes i processos. Alguns d'ells són externs, causats per clients, proveïdors i altres forces externes, com ara condicions meteorològiques. La majoria de les empreses fan un seguiment i analitzen els problemes de processament de comandes perquè puguin trobar formes d'evitar-les en el futur. Els problemes de processament d'ordres són molt costosos i tenen repercussions negatives en la satisfacció del client.
Error del client
El processament d'ordres comença amb un client que fa una comanda per a un producte o servei. Durant aquest procés, el client pot proporcionar el número de producte incorrecte, la quantitat, l'adreça d'enviament o la informació de facturació. L'error pot ser verbal, per escrit o electrònic, mitjançant l'entrada en línia.
Investigació
Hi ha ocasions en què un client no està segur de quin tipus de producte o servei complirà les seves necessitats i es posarà en contacte amb un departament d'atenció al client per obtenir assessorament. Durant aquest intercanvi d'informació, es poden produir problemes. El client no pot comunicar-se de forma clara o l'empleat que rep la consulta pot ser nou o mal entrenat. Aquests problemes poden provocar que un client rebi un producte o servei que no pugui satisfer les seves necessitats.
Entrada de comanda
Els representants d'entrada de comandes prenen ordres verbals, escrites i electròniques dels clients i introdueixen la informació en un sistema de processament de comandes. Durant el procés d'entrada, poden ingressar informació incorrecta sobre el producte, el servei, el client o la facturació. També hi pot haver ocurrències quan l'empleat del servei d'atenció d'usuari introdueixi la informació correcta, però processos d'informació incorrecta a causa d'un error del sistema o un mal funcionament.
Realització
Les comandes de productes i productes tangibles es transmeten a un centre de compliment de comandes i són "recollits i empaquetats". Quan es recull una comanda, un empleat localitza els elements demanats dins d'un magatzem, els elimina de l'emmagatzematge i els afegeix a l'ordre del client. Quan una comanda està empaquetada, un empleat agafa els articles seleccionats i els empaqueta en una caixa d'enviament o contenidor. Els problemes d'ordenació comuns inclouen l'elecció del producte equivocat, el color incorrecte o la quantitat incorrecta. Els problemes d'empaquetatge comuns inclouen els productes que falten, comandes incompletes o empaquetatges impropis, que poden provocar danys al producte.
Enviament
Les comandes es lliuren a ubicacions del client a través d'U.S.P.S. mail, camió (també anomenat "terra") o lliurament aeri. Els problemes interns comuns d'enviament inclouen l'elecció del transportista marítim incorrecte o la prioritat d'enviament incorrecta (per exemple, lliurament del dia següent, lliurament de dos dies). Els problemes d'enviament externs comuns inclouen el lliurament tardà del producte, la manca de lliurament del producte o el dany del producte durant el procés de lliurament.
Qualitat del producte
Fins i tot quan l'entrada i compliment de l'ordre són impecables, la qualitat del producte pot causar problemes. El concepte de qualitat del producte considera tant les percepcions com els fets. Un client pot demanar un producte que coincideixi amb les especificacions del producte anunciades, però no es veu ni funciona de la manera que esperava. En altres casos, la qualitat del producte és més evident, com quan el producte es trenca després d'un sol ús. En qualsevol cas, la mala qualitat del producte és un problema, que sol portar a un reemplaçament del producte o a un retorn del producte.
