El desenvolupament de passos per a processar comandes és crucial per a la vostra empresa. Sense el flux de treball de processament de comandes adequat, el processament de comandes dins del vostre negoci serà caòtic i poc fiable. Preneu-vos el temps per desenvolupar les normes correctes de processament de comandes i el vostre negoci s'executarà amb més facilitat i tindreu una major satisfacció del client.
Utilitzeu un formulari estandarditzat en fer comandes
Tant si la seva empresa utilitza un representant del servei d'atenció al client per prendre comandes o si el client entra directament comandes a través del seu lloc web, és vital que tingui un formulari estandarditzat. Això permet que la persona que ompli el formulari per saber quina informació és necessària i que garanteix que es recopila tota la informació necessària.
Cadascun dels elements d'inventari pot tenir detalls de comandes lleugerament diferents. Per exemple, si opera una botiga de mobles, el formulari de comandes per a un sofà pot incloure el tipus de teixit mentre que el formulari per a una taula pot requerir el tipus d'acabat.
És important que no s'acceptin formularis incomplets de comanda. Si un formulari de comanda no té la informació necessària, s'ha de tornar i completar abans de poder processar-la.
Confirma l'ordre
Un cop s'hagi enviat un formulari de comanda, s'ha de confirmar amb el client. Això es pot fer enviant un correu electrònic amb els detalls de la comanda. No és necessari exigir que el client verifiqui l'ordre. En canvi, deixeu en clar que el client s'ha de posar en contacte amb la vostra empresa si hi ha algun problema amb l'ordre. Assegureu-vos que la informació de contacte de la vostra empresa sigui fàcilment accessible al client.
Distribueixi el formulari de comanda internament
Un cop emplenat el formulari de comanda, s'ha de transmetre a tots els que necessiten realitzar una acció relacionada amb el compliment de l'ordre. Això inclou el magatzem, el departament de comptes per cobrar i el fabricant, si l'ordre ho fa un tercer. La data prevista de compliment ha d'estar clarament indicada perquè tothom entengui el calendari.
Comuniqueu-vos amb el client
És fonamental comunicar clarament amb el client. Indiqueu al client si hi ha un retard en el compliment de l'ordre. Ser al principi i honest amb el client quan hi ha un problema és molt millor que ignorar-lo. A més, informeu al client quan es lliuri l'ordre. Expliqui'l el transportista, el número de seguiment i la data de lliurament prevista. Demana informació del client després de rebre l'ordre. Feu una crida a un representant del servei d'atenció al client per assegurar-vos que el client estigui satisfet amb la compra o utilitzeu una enquesta en línia per obtenir comentaris. De qualsevol manera, els comentaris del client us donaran informació molt útil sobre el vostre procés de compliment de l'ordre.
