Totes les empreses tenen processos, ja sigui per muntar un producte, processar un pagament amb targeta de crèdit, a bord d'un empleat o controlar l'assegurament de la qualitat. De vegades, aquests processos funcionen a la perfecció, i altres vegades no ho fan. La gestió de processos de negoci és un sistema que s'apodera dels processos i els frega en forma de nedador olímpic. Una bona implementació de BPM millorarà la visibilitat dels vostres processos, cosa que us permetrà eliminar els colls d'ampolla i evitar la duplicació del treball.
Consells
-
La gestió dels processos empresarials és una metodologia per racionalitzar la manera en què una empresa fa les coses, amb vista a millorar el rendiment.
Què és un exemple de procés empresarial?
Un procés empresarial és una sèrie de passos que les persones de la vostra organització realitzen per assolir un objectiu específic. Aquests passos es repeteixen moltes vegades, sovint per molta gent i normalment d'una manera estandarditzada. Gairebé qualsevol cosa: d'autoritzar una sol·licitud de vacances a l'avaluació del triatge que el personal mèdic realitza a la sala d'emergències, es qualificarà com a procés comercial.
Prendre, per exemple, l'exemple d'una sol·licitud de préstec a un banc. Per iniciar aquest procés, el client omplirà un formulari de sol·licitud electrònica al lloc web del banc. Ara, les rodes del banc comencen a girar. En primer lloc, el banc verificarà que el client hagi omplert el formulari correctament. A continuació, l'aplicació passarà per una verificació de crèdit. Algú més pot realitzar una verificació d'ingressos, un altre equip pot sol·licitar documentació addicional i hi pot haver altres activitats que permetin al banc prendre una decisió sobre si aprova el préstec.
La clau és que el procés és multifacètic. Com la majoria dels processos empresarials, implica múltiples passos i múltiples persones, i aquestes persones utilitzen diverses eines i sistemes per fer les coses. En conjunt, tot el sistema està dissenyat per convertir una sèrie d'entrades (l'aplicació de préstec i els documents de suport) en una sortida desitjada (una decisió d'aprovació que es comunica al client).
Què és la gestió del procés empresarial?
Quan el vostre negoci és molt petit, els processos empresarials són relativament fàcils de gestionar. Només hi pot haver un grapat de persones a l'oficina que realitzen tasques quotidianes i tothom té una visió sòlida del panorama general. Aquesta situació canvia a mesura que creix. Les tasques que una sola persona han tractat una vegada, de sobte es reparteixen entre diversos departaments. La gent es duplica l'esforç de l'altre, les tasques cauen a través de les esquerdes i hi ha un major potencial perquè les persones cometin errors.
L'objectiu principal de la gestió dels processos empresarials és posar aquests processos caòtics sota el microscopi i esbrinar com fer-los millors. La forma més senzilla d'entendre això és visualitzar totes les activitats del vostre procés com a diagrama de flux de passos. BPM és la disciplina de formalitzar aquests passos en un flux de treball més lògic i coherent.
Quins són els avantatges de la gestió de processos de negoci?
L'impuls principal de BPM és estalviar-vos temps i diners ajustant el greix dels vostres processos, com ara l'eliminació dels colls d'ampolla, l'eliminació de redundàncies i la detenció de la duplicació de treballs innecessària. BPM no es tracta només d'augmentar la línia de resultats, però, hi ha altres resultats positius dels quals es poden beneficiar les empreses:
-
Tant els empleats com els directius es beneficien d'una definició més clara dels seus rols i responsabilitats, ja que tots estan seguint una línia sistemàtica per fer les coses.
-
Els equips s'uneixen i es comuniquen millor quan tothom està en la mateixa pàgina pel que fa als resultats i terminis.
- Hi ha menys estrès perquè els treballadors amb excés de treball ja no han d'assistir a reunions de seguiment o malabarear diverses tasques competidores alhora.
- BPM alinea els seus processos amb prioritats organitzatives, de manera que no està perdent temps en els processos que aporten el menor valor al negoci.
- Els directius obtenen una millor visibilitat del flux de treball, que proporciona un rastre útil per a l'auditoria i el compliment normatiu.
- Els clients es beneficien d'un temps de lliurament millorat que condueix a una major satisfacció del client.
Com funciona un BPM?
BPM és, abans que res, una metodologia. Consisteix en una sèrie clara de passos i tècniques que ajuden a formalitzar el procés de BPM perquè es puguin identificar i millorar els residus i altres ineficiències. De les moltes metodologies BPM establertes, algunes, com Lean o Six Sigma, han entrat en el vocabulari popular. Les metodologies genèriques segueixen molts dels mateixos principis. Independentment de la metodologia que trieu, podeu esperar que se centri en els tres pilars de BPM: processos, persones i tecnologia.
Procés
L'enfocament principal de BPM és optimitzar els processos empresarials per tal que siguin aptes per al propòsit i assolir els resultats correctes en el moment correcte.
Gent
Assegurar-se que la gent fa les coses correctes de la manera correcta és clau per a un procés exitós. BPM analitza les tasques que fan les persones i fa preguntes com: Quina feina és realitzar la Tasca A i en quin termini? Què passa si la persona afectada ignora el problema? Qui s'adverteix quan el procés està atrapat? Aquest nivell de visibilitat és essencial si va a generar eficiència en el sistema.
Tecnologia
Perquè els vostres processos funcionin sense problemes, la transició de les tasques ha de ser fluida tot el temps. El programari de gestió de processos empresarials és l'eina que ajuda a fer complir el procés. Per tant, si executeu un exercici BPM i defineix un procés millor, la tecnologia pot ajudar a assegurar-vos que el procés es realitza de la manera exacta en què l'heu definit. Una característica principal de la tecnologia és recopilar dades de rendiment perquè pugui seguir les mètriques que són essencials per a l'èxit del procés.
Com dissenyeu una metodologia BPM?
BPM funciona de manera diferent segons el tipus de negoci que tingueu. Per tant, abans de començar a dissenyar una metodologia BPM, cal avaluar el que voleu millorar implementant-lo. Si sou una organització de serveis, per exemple, és possible que BPM millori el temps de resposta als clients. Les empreses que fabriquen o construeixen productes, d'altra banda, poden estar buscant una millor eficiència i rendiment en la línia de muntatge o sincronització amb altres sistemes i processos.
Utilitzant aquests controladors comercials com a guia, cada metodologia de BPM seguirà un cicle de vida de fases, cadascuna amb el seu propi conjunt de tasques que cal implementar. La metodologia BPM més comuna, DMEMO, segueix cinc etapes: dissenyar, modelar, executar, monitoritzar i optimitzar.
Etapa 1: disseny
La fase de disseny utilitza la tecnologia BPM per assignar el vostre procés com és ara, abans de redissenyar el flux de treball perquè el procés s'executi de forma molt més eficient. El que apareix a la pantalla és una representació visual del flux de treball perquè pugui veure d'un cop d'ull on es poden situar els colls d'ampolla i la duplicació. La idea és crear el flux de treball més senzill i més senzill possible, de manera que el procés es pugui completar en el mínim temps, tot fent els menys errors.
Etapa dos: modelització
Aquesta fase consisteix a provar el procés per veure com funciona en diferents condicions. Penseu en això com un exercici de "què passa si". Què passa si assignem dues persones a aquesta tasca? Què passa si aquest empleat acaba d'entregar la seva producció? Què passa si aquesta tasca es va fer de manera diferent? Podem fer millores addicionals?
Etapa tres: execució
Una vegada que s'ha simulat el flux de treball, el següent pas és provar el procés millorat a terra utilitzant el motor de flux de treball del programari BPM per assignar cada tasca en el procés a una o més persones.
Etapa quatre: seguiment
La supervisió és el procés de recopilació de dades per assegurar-vos que el procés es realitzi tal com s'espera. Amb la vostra tecnologia, podeu fer el seguiment d'un únic pas en un sol procés, de la mateixa manera que feu un seguiment d'un paquet FedEx, o podeu agregar les dades i veure com esteu fent tot el flux de treball en general. Les eines implementades en aquesta etapa inclouen monitoratge d'activitats empresarials, quadres de comandament, informes i eines d'auditoria.
Etapa cinquena: optimització
En aquesta etapa, el vostre procés pot estar lluny de ser perfecte. Ara, heu de tenir en compte què podeu fer per optimitzar encara més el procés. Per exemple, cal afegir un altre recurs a àrees específiques on sovint es produeixen colls d'ampolla? Tingueu en compte que l'optimització no és un fet únic. Al contrari, haureu d'escoltar les opinions dels empleats i clients i fer canvis sempre que es produeixin problemes. Si el nou procés no millora l'experiència dels seus interessats en el servei, no es pot dir que sigui un èxit.
Qui realitza la gestió de processos de negoci?
Sovint es necessita un equip d'experts amb coneixements informàtics i empresarials per implementar un projecte BPM, però en realitat depèn de l'abast del projecte que està planejant executar. Si esteu buscant assolir uns guanys ràpids mitjançant la millora d'alguns processos de baix risc i alt rendiment en la seva petita empresa, hauria de ser relativament fàcil aconseguir un projecte BPM fora del terreny ajudat per un petit equip intern i alguns programari de qualitat per assignar els vostres processos.
Una bona manera de començar és assistir a un curs de formació de BPM. Una cerca ràpida de Google hauria de presentar algunes opcions locals o un programa en línia. Moltes empreses opten per posar els seus empleats a través d'un programa de certificació de gestió de processos de negoci que permet que el personal clau obtingui formació oficial en les metodologies apropiades. Actualment, l'Institut de Gestió de Processos Empresarials ofereix 30 programes i set certificats en les diferents disciplines i metodologies associades a BPM. Consulteu el vostre lloc web per obtenir-ne més detalls.
Què és una eina BPM?
Simplement, una eina BPM és el programari que s'utilitza per automatitzar la implementació de BPM. El seu treball consisteix a permetre la transformació de la vostra empresa per tal que pugueu fer els vostres processos a noves altures. Les opcions són tan àmplies com llargues, però, en general, busqueu un sistema amb almenys les següents característiques:
- Eina de diagramació de processos visuals: això us permet modelar els vostres processos i crear nous fluxos de treball. Algunes eines requereixen habilitats de codificació com a forma d'implementar el modelatge; altres proveïdors ofereixen un enfocament de codi baix que utilitza un sistema d'arrossegar i deixar anar. Aquest últim pot funcionar bé si no teniu un programador dur a l'equip.
- Taules de control de gestió i control d'accés: proporciona als responsables de la presa de decisions la visibilitat per seguir el progrés i proporciona seguretat restringint l'accés de la informació a determinades persones.
- Maneig d'errors: és útil tenir un mòdul de verificació que trobi i resolgui errors i mal funcionament.
- Integració amb el programari existent: la seva solució BPM serà d'ús limitat si no es comunica amb altres sistemes centrals ERP / CRM.
- Informes i anàlisi: una bona solució BPM executarà informes sobre mètriques clau com a elements oberts, el temps mitjà que es necessita per completar una tasca i la freqüència amb que un element es repeteix.
Pel que fa a eines de gestió de processos de negoci específics, és un mercat prou atapeït. Alguns dels grans actors inclouen Pegasystems, bpmonline studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian i Process Street. Les ressenyes són fàcilment disponibles a Internet, i la majoria de les eines tenen una prova de 14+ dies gratuïta perquè pugueu examinar les funcions abans de realitzar una compra definitiva.
