Tot empresari té l'obligació moral i legal de protegir el negoci i els seus empleats, tant per conductes il·legals com per a accions que creen un entorn laboral hostil. La realització d'una investigació en qualsevol moment que rebi una queixa o tingui raons per creure que un empleat està implicant una mala conducta és vital per complir aquestes responsabilitats. A menys que tingui motius vàlids per no fer-ho, informar els partits involucrats que es realitza una consulta és un primer pas comú.
Format de memòria interna
Tot i que podeu redactar la carta mitjançant un format de memòria o carta comercial, un memoràndum és més comú per a les comunicacions internes. A més, el títol o assumpte típic d'una memòria pot fer que aquest format sigui més eficaç. A més de la línia de títol, un record també inclou la data, el nom de cada destinatari i el nom i el títol del remitent. Alineeu-vos a l'esquerra i en un sol espai cada paràgraf en el cos d'una nota i utilitzeu un doble espai entre paràgrafs. Incloeu notacions especials per marcar el record com a confidencial i per indicar si la memòria inclou algun fitxer adjunt o tancaments.
L'empleat acusat
Notifiqueu a l'acusat per escrit abans que comenci la investigació. La carta d'investigació hauria d'explicar les acusacions amb la major detall possible, inclosos els noms, dates i circumstàncies. Descrigui el procés d'investigació, identifiqui els drets legals que l'acusat pot tenir i li digui a l'acusat que tindrà l'oportunitat de dir-li el seu costat de la història tant per escrit com durant una entrevista personal. Indiqueu a la persona si és "negoci com de costum" o si el seu paper o funcions laborals requereixen modificació fins que es completi la investigació.
Notificació d'investigació pendent
Incloeu el supervisor immediat de l'empleat i l'administrador del departament en una notificació inicial. La carta hauria d'explicar la naturalesa i l'abast de la investigació pendent. A més, la carta ha de detallar els passos que cal prendre abans de començar la investigació, com ara la comptabilització i la salvaguarda d'actius i béns empresarials o la modificació dels deures d'un empleat. Finalment, la carta ha d'indicar si els supervisors i els directius participaran en la investigació, i si és així, definir rols i responsabilitats específiques.
Cartes d'entrevistes d'investigació
Les lletres també haurien d'anar a qualsevol persona que planeja entrevistar a mesura que avanci la investigació. Tanmateix, a diferència d'una notificació d'investigació pendent, que pot incloure més d'un destinatari, les notificacions d'entrevistes han d'incloure un destinatari únic a la línia d'adreces, independentment de les lletres que envieu. La carta no ha de proporcionar detalls específics, sinó que simplement declara que l'empleat pot ser entrevistat com a part d'una investigació en curs, indicar el nom de la persona que conduirà l'entrevista i establirà una expectativa de cooperació total. A més, la carta ha d'indicar que la memòria és informació confidencial i no és apropiada per a la discussió entre oficines.
