És probable que un informe de consulta sigui escrit per un agent de policia o una altra figura d'autoritat pública que faci una declaració d'algú que fa una reclamació. L'informe de consulta ajuda a un oficial a fer un seguiment dels detalls de la reclamació perquè pugui ser investigat i seguit en un moment posterior. La persona que escriu l'informe d'investigació potser no sigui la mateixa persona que la segueixi, així que com més detalls incloeu al vostre informe, millor.
Indiqueu la data de la reclamació a la part superior de l'informe, juntament amb els números de referència rellevants.
Expliqueu breument la naturalesa de la denúncia. Això inclou qui, què, quan i on.
Anoteu tots els detalls que li proporcionin la persona que fa la reclamació. Els detalls podrien incloure la presumpta forma i el motiu de la queixa o detalls que cal confirmar en un moment posterior.
Inclou també els detalls que altres testimonis van proporcionar en l'informe. Feu una nota quan aquests detalls contradiguin els proporcionats per la persona inicial que va presentar la reclamació.
Indiqueu la història del costat oposat. El costat opositor a la reclamació sempre s'ha de consultar, i les dades proporcionades s'han de detallar amb precisió per garantir que l'informe sigui just i equilibrat.
Feu una llista de totes les proves que vau recollir que es relacionen de qualsevol manera amb l'assumpte de l'informe de la vostra consulta.
Actualitzeu l'informe a mesura que la investigació continua. Si es troba nova evidència o si els detalls es demostren precisos o inexactes, afegiu aquesta informació a l'informe de consulta.
Escriviu l'informe. Moltes de les vostres notes inicials sobre la reclamació són probablement manuscrites. Tanmateix, després de completar l'informe de consulta, escriviu-lo utilitzant un programa de processament de textos.
