Tant si es tracta d'una reunió d'empleat o d'algun que impliqui gerents, empleats, directors generals i inversors, algú ha d'estar allí per registrar la reunió i compartir la informació amb altres persones que no hi estaven. I com que els records poden ser curts, els minuts de la reunió també serveixen de recordatori als presents sobre els temes tractats, les decisions que es prenen i les accions que se suposa que han de prendre. Atès que els minuts serveixen com a guia per a futurs negocis empresarials, és important organitzar-se i incloure la informació adequada. Això comença amb eines fiables.
Trieu les vostres eines
Pel que fa a l'elecció d'eines, seleccioneu les que funcionen millor per a vostè i us permetrà mantenir-se al corrent del que passa a la reunió i prendre notes coherents. Per a algunes persones, això és un ordinador portàtil o una tableta; per a uns altres, és un quadern i una ploma. Tenir un dispositiu d'enregistrament com un gravador de veu o un telèfon intel·ligent amb una aplicació de gravació també us pot ajudar a revisar la reunió més tard. Si utilitzeu un telèfon intel·ligent, una tauleta o una computadora, desactiveu els sons, els jocs o les aplicacions de xarxes socials per evitar-ne interrupcions durant la reunió. Aquestes eines us poden ajudar a prendre notes amb més rapidesa, però sempre haureu de tenir un bloc de notes i uns quants bolígrafs o llapis a mà com a còpia de seguretat.
Utilitzeu una plantilla
El desenvolupament d'una plantilla us pot ajudar a estalviar temps, ja que no haurà de passar moments preciosos durant la reunió escrivint els temes tractats. Els programes informàtics, inclosos Microsoft Office, ofereixen plantilles de reunions empresarials que podeu utilitzar, o podeu desenvolupar el vostre propi document en blanc utilitzant l'ordre del dia que rebeu abans de la reunió. Aquestes plantilles solen tenir seccions que inclouen "Assistents", "Articles d'acció", "Negocis nous", etc., però consulteu amb el vostre empresari per esbrinar si es requereixen altres elements, com ara els noms dels accionistes que assisteixen, els noms de els convidats i la ubicació de la reunió. A la part superior de cada secció, creeu una petita casella amb la paraula "Temps", de manera que podeu escriure l'hora en què va començar la secció. En una computadora, deseu la plantilla en Word o en un altre format editable, deixant uns quants espais en blanc en cada secció. Si esteu creant una plantilla per imprimir i, a continuació, empleneu-la a mà, deixeu un ampli espai a cada secció. Quan escriviu notes amb pressa, sovint escrius més grans i ocuparan més espai del que faria si tingués més temps.
Què incloure i què deixar
El propòsit de prendre minuts en una reunió no és registrar cada cosa que la gent discuteix, sinó que en comptes d'enregistrar el que va passar, suggereix "Robert's Rules of Order", un breu llibre que descriu com manejar reunions parlamentàries. Aquest llibre és utilitzat sovint per organitzacions sense ànim de lucre i empreses com a guia per a la realització de reunions. En termes de notes de reunió, no perdis el temps escrivint tots els arguments que algú feia a favor o en contra d'una acció empresarial en particular, per exemple. Quan algú fa una moció, per exemple, escriviu la redacció exacta de la moció, qui ho va fer i els resultats finals de la votació. Tanmateix, no cal que anoteu els comentaris de tots a favor o en contra de la moció. Quan algú fa un informe, escriviu qui va fer l'informe, el nom de l'informe, un breu resum de l'informe i l'acció presa. I ja que està prenent "minuts", també escriviu el moment en què es va prendre la decisió, així com el moment en què la gent va començar a parlar sobre el tema.
El desenvolupament d'una taquigrafia
Encara que no anoteu totes les coses que s'han produït, de vegades l'acció de la reunió pot ser més ràpida que no pas continuar. Quan això passi, utilitzeu la vostra pròpia taquigrafia. Per exemple, podeu utilitzar abreviatures de paraules comercials comunes, com ara "mgmt" per a la gestió o "prod" per al producte o la productivitat. Utilitzeu les inicials per a les persones que participen en la reunió, com ara "JS" per a John Smith. Símbols com un signe d'interrogació també poden ser abreviatures de "pregunta". Per exemple, podeu escriure "JS?" per indicar que John Smith va fer una pregunta. Desenvolupeu la vostra pròpia taquigrafia i, a continuació, traduïu-la en termes que tothom entengui abans de publicar les notes de la reunió.
