Si teniu previst iniciar un centre de trucades, podeu reservar de forma segura la recomanació d'edat que la ubicació sigui tot. Com que el vostre únic contacte amb els clients, o la majoria d'ells de totes maneres, mai no us visitarà en persona, l'espai adequat és més important que el lloc. Els requisits d'infraestructura i emmagatzematge de dades també són consideracions vitals. A més, perquè l'entorn del treball pot arribar a ser bastant sorollós, el disseny físic no només hauria de ser còmode per als vostres empleats, sinó que també hauria de reduir el soroll.
Requisits d'imatges quadrades
Response Design Corp., especialitzat en el disseny del centre de trucades, analitza els requisits d'espai en termes de "peus quadrats per seient", recomanant que permeti 125 a 150 peus quadrats per seient. "Aquest número de metratge quadrat s'aplica a totes les necessitats d'àrees comunes, no només cúbiques", diu "Notes de resposta. Pel que fa a l'espai del cubicle, cita un centre de trucades on cada representant del servei d'atenció al client es va proporcionar un cubicle de 33 metres quadrats. Si combina aquests focus, si teniu previst començar amb 10 telèfons, necessitareu aproximadament 330 metres quadrats d'espai per a cubicles i 920 a 1.170 metres quadrats addicionals per a una sala de reunions, banys i emmagatzematge de dades.
Determineu els requisits d'infraestructura
Treballa amb un consultor de telecomunicacions comercial per determinar les necessitats d'infraestructura. El cablejat intern, el sistema telefònic i els requisits d'ample de banda es troben entre les consideracions més importants. Per exemple, decideixi si les línies telefòniques tradicionals de circuit alternat o el protocol de veu sobre Internet són la millor opció. Si trieu VoIP, comproveu si un lloc potencial ja està configurat per al servei de xarxa de fibra òptica i si pot generar els costos per a les modificacions necessàries en el pagament de l'arrendament o si cal pagar aquests costos per avançat. L'ample de banda es refereix a la velocitat de transmissió de dades, que al seu torn determina tant la velocitat com l'eficiència de les vostres connexions a Internet.
Optimitzeu l'entorn d'emmagatzematge de dades
Per assegurar el temps i la fiabilitat del sistema, instal·leu equips de dades en una sala tancada equipada amb un sistema de climatització independent i equips de monitorització d'humitat. Avtech Software, Inc., una empresa especialitzada en la temperatura del centre de dades i els controls ambientals, recomana una temperatura ambient entre 68 graus i 75 graus centígrads i un nivell d'humitat relativa entre el 45 i el 55 per cent.
Compra de programari i equips
En el seu llibre "Comdex Call Center Training Kit Kit", l'autor i empresari Vikas Gupta recomana que tots els nous centres de trucades comencin per cinc tecnologies bàsiques. Aquests inclouen una connexió a Internet, un distribuïdor automàtic de trucades, un sistema de resposta de veu interactiu, integració de telefonia per ordinador i eines de contacte amb el client. Si el vostre focus està en les trucades sortints, també necessiteu un programari de marcatge predictiu. Cada agent també necessitarà una computadora i un auricular. Els preus del programari i l'equip varien considerablement, de manera que compari la botiga i obteniu com a mínim tres pressupostos abans de prendre una decisió de compra.
Minimitza el soroll
Els telèfons de trucada, les converses en curs i els equips operatius contribueixen a un entorn de treball sorollós. Això fa que la planificació del sòl, el disseny i el disseny de l'estació de treball redueixin el soroll vital. Les opcions per aconseguir això inclouen espais de separació en lloc d'agrupar agents, afegint panells de barrera de so entre estacions de treball, creant una o dues oficines privades per a reunions i trucades que requereixen impressores de privadesa i habitatge i màquines de còpia fora de les estacions de treball. Les plantes i els mobles suaus i amortidors del soroll com persianes, catifes, coixins i cadires acolchades poden reduir encara més el soroll.
