Sempre hi ha un munt d'equitació en una visita al lloc industrial, especialment si la part inferior de l'empresa depèn de l'informe que rebrà als líders empresarials després de la visita. La part fàcil del treball serà que els empleats de la planta usin a les oficines i àrees de treball que necessiteu per avaluar. La part difícil és assegurar-se el recorregut que realitzeu i les presentacions proporcionen una representació precisa dels punts d'interès als quals se us acusa d'investigar i avaluar. Una vegada que hàgiu completat l'avaluació, redacteu un informe de visita industrial per resumir les vostres troballes.
Conegui la Llei
És important tenir en compte que un informe de visita industrial no és necessàriament un requisit legal, sinó que consisteix en la informació que alguns empresaris recopilen voluntàriament per avaluar els programes de gestió de riscos i la seguretat de l'empresa. No és un requisit de la llei de Seguretat i Salut Ocupacionals de 1970, coneguda com OSHA. Tanmateix, cada estat té els seus propis requisits sota OSHA, així que assegureu-vos de conèixer les regles que s'apliquen a la vostra organització. Un informe sobre visites industrials pot ser útil per presentar informació de seguretat i gestió de riscos a les asseguradores potencials i també ajuda a una organització a determinar maneres de millorar les mesures de seguretat dels empleats.
Estigueu al màxim i preneu notes
Per escriure un informe de visita industrial d'alta qualitat, és important utilitzar diversos mètodes de recopilació d'informació: Porteu un coixinet i una ploma o un dispositiu digital per fer notes sobre temes als quals se us encomana reunir. Seguiu les observacions i recolliu els fullets rebuts del vostre amfitrió. Reflexioni sobre la vostra visita i anota les notes al final de la jornada laboral. Això serà especialment important per a visites al lloc industrial que duren diversos dies.
Fer preguntes
No dubti a fer preguntes i buscar respostes detallades, persistint quan sigui necessari per obtenir més informació. Sol·liciteu documents de suport i feu un seguiment dels detalls. Tingueu en compte la data o les dates de la vostra visita, la ubicació de la sucursal i del lloc, el nombre d'empleats i el metratge quadrat de l'edifici. Fer servir un mapa de les àrees visitades també és útil. Tingueu en compte els diferents departaments, el nombre d'empleats de cada departament i els noms dels que parleu.
Sàpigues què incloure
Comenceu l'informe de visita industrial indicant els objectius de la vostra visita i seguiu-ne cadascun amb les observacions obtingudes sobre si es va complir l'objectiu. També són útils dades específiques relacionades amb els objectius. Incloeu el màxim detall possible sobre inspeccions, pràctiques laborals i de seguretat i la varietat d'altres elements únics del lloc industrial que visiteu. Els equips de seguretat en el lloc i altres funcions que garanteixin la seguretat dels empleats (i, si s'escau, els clients).
Resumir documentació de mesures de seguretat
El vostre informe hauria d'incloure informació relacionada amb les polítiques, els departaments i els procediments responsables de garantir la seguretat. Reviseu i incloeu resums de registres de seguretat, que sovint inclouen registres de manteniment del vehicle, verificació de prova de drogues i registres de seguretat OSHA. També es pot incloure informació de compensació de treballadors. És útil preparar un glossari o índex que s'encarregui dels fitxers adjunts obtinguts durant la vostra visita que heu de compartir. També redacteu un resum executiu d'una pàgina que sintetitza la informació més important del vostre informe. Col·loqueu-lo al capdavant del material de presentació, de manera que aquells que necessiten una visió general de la vostra visita poden obtenir el que necessiten ràpidament des d'aquesta pàgina.
Feu recomanacions
El vostre informe també hauria d'incloure conclusions i recomanacions sobre la base de les vostres observacions durant la visita. Sigui franc, objectiu i sucós en fer-los. Utilitzeu la discreció quan incloeu informació confidencial que es produeixi com a resultat del lloc. Les vostres recomanacions per millorar les mesures de seguretat són potser una de les parts més importants de l'informe. Si una empresa no proporciona formació periòdica de seguretat i actualitzacions sobre les millors pràctiques, tingueu en compte que es pot incorporar a la cultura de l'empresa. Les recomanacions poden ser proactives i reactives, especialment quan es mostra com hauria de reaccionar l'empresa i els seus empleats en una emergència en el lloc de treball. També cal que hi hagi esforços de preparació per a desastres.
Sigues el teu propi editor
Una vegada que hàgiu compilat les notes i hàgiu redactat l'informe, assegureu-vos que compleixi els requisits establerts per la política de l'empresa pel que fa a la durada i el contingut necessari. Si això no s'ha especificat per a vostè, apunta a un informe de cinc pàgines amb adjunts de suport. Assegureu-vos que les pàgines de l'informe estiguin numerades. Afegir títols, punts de bala i subtítols ajuda a organitzar el contingut i a millorar la llegibilitat. Comproveu els fets en contra de les vostres notes al lloc. Per descomptat, sempre executeu el corrector ortogràfic i, a continuació, proporcioneu un segon informe per detectar qualsevol error. I el més important, envieu l'informe del lloc industrial amb promptitud.
