Les empreses avui tenen la sort de tenir moltes eines disponibles per ajudar a facilitar una comunicació eficaç. Des de les aplicacions de missatgeria fins a les videotrucades i les plataformes de col·laboració d'equips en línia, no hi ha maneres de comunicar-se amb col·legues, clients, socis i grups d'interès comercials. Si bé hi ha diversos sistemes de comunicació diferents que les empreses poden incorporar als seus processos quotidians, les qualitats de la comunicació efectiva segueixen sent requerides independentment de la plataforma que s'estigui utilitzant.
Escolta amb atenció la conversa
Escoltar és un element clau necessari per a una comunicació eficaç. En el negoci, és important practicar l'escolta activa, que significa fer un esforç per escoltar i entendre el que algú et diu. Si un col · lega et parla d'un problema amb un client, és important entendre els detalls abans de saltar amb una solució.
A la gent no els agrada conversar amb algú que no pren el temps per escoltar el que ha de dir. Per mostrar al vostre col · lega que està activament llistant, pot repetir o reformular part de la seva conversa per demostrar la seva comprensió de la situació amb el client. Fer preguntes per aclarir els detalls també és una forma d'escoltar activament i obtenir una comprensió completa del panorama general.
Conegui la vostra audiència
Modificar el missatge basat en el públic és un criteri per a una comunicació eficaç. El que vostè ha de dir a una persona no serà el correcte per a un altre en funció del seu paper en l'organització i el seu coneixement del tema. Per aconseguir de manera efectiva el vostre missatge, heu d'alterar el vostre idioma, el to i el mitjà perquè sigui adequat per al vostre públic.
Per exemple, la manera com parleu amb un executiu a la vostra organització pot ser diferent de la manera com parleu amb un igual, fins i tot si el contingut del missatge és el mateix. Algunes persones utilitzen un llenguatge més formal amb superiors mentre utilitzen llenguatge informal amb companys de feina. La cultura de la vostra empresa també afectarà la forma de comunicar-se amb els grups d'interès interns i externs.
Sigui concís, complet i correcte
Proporcionar una comunicació succinta i puntual ajuda a evitar la repetició i la frustració. Si elimineu detalls innecessaris de la comunicació, podeu reduir les possibilitats de malentès. En aquests dies, els abastos d'atenció de la gent són curts, de manera que aconseguir el vostre missatge en deu minuts és més eficaç que trigar 30 minuts. Per exemple, si vostè es troba amb un client sobre una oportunitat de vendes, mostri-los que respecti el seu temps mantenint la seva presentació el més concisa possible.
Tot i que la comunicació efectiva és curta i concisa, també ha de ser completa. Això significa que el missatge ha d'incloure tots els fets pertinents, i s'ha d'organitzar lògicament, de manera que és fàcil de seguir. En funció de qui us parleu, podeu assumir certs aspectes del seu coneixement, tot proporcionant informació que potser no coneixeu. Proporcionar el significat complet del missatge és clau per comunicar-se eficaçment. Per exemple, si esteu treballant amb un nou soci de negocis i es debat sobre la compra d'aquests subministraments, és essencial proporcionar-los totes les especificacions dels materials que necessiteu. Sense proporcionar aquesta informació valuosa, el proveïdor pot no ser capaç de lliurar les parts correctes, que podrien causar frustracions, retards i relacions desfavorables.
Proporcionar els fets que fan sense exagerar-los és una de les qualitats de les bones habilitats de comunicació i evita l'ambigüitat i la confusió. Si es tracta d'una reclamació que un client té amb un empleat, per exemple, haureu de rebre comentaris d'ambdues parts per entendre el problema.
Incorporar comentaris al missatge
La comunicació eficaç implica donar i rebre comentaris oportuns. La retroalimentació ajuda a mostrar tant a vostè com a la persona amb la qual us comunica si el missatge s'ha enviat i s'ha rebut amb precisió. Si la retroalimentació és totalment fora de base, això pot mostrar que no s'ha comunicat de manera efectiva o que el receptor no comprenia completament el vostre significat.
En un entorn empresarial, la retroalimentació és fonamental quan es treballa en un equip. Per exemple, si es troba en una posició empresarial, haureu de proporcionar al vostre personal comentaris constructius sobre el seu rendiment, el seu paper i les seves habilitats de comunicació amb els clients. Els comentaris també impliquen donar elogis, que poden augmentar la moral de l'empresa i augmentar la camarilla.
A més de proporcionar retroalimentació, la comunicació efectiva requereix rebre-la també. Els comentaris constructius són útils per millorar el vostre rendiment en el treball. Si esteu a càrrec de pronunciar un discurs durant una reunió a tota la companyia, per exemple, assegureu-vos de demanar als membres clau del vostre personal la vostra retroalimentació després del discurs. Els vostres comentaris us indicaran si el vostre discurs era efectiu per obtenir el vostre missatge i us mostrarà si el vostre personal entenia els punts principals que voleu comunicar. Els vostres comentaris també us mostraran àrees on cal millorar les vostres habilitats de comunicació. Per exemple, si la crítica era que el discurs era massa llarg, ja sabeu que per a la propera vegada podeu treballar amb més concisa en la vostra comunicació.
Mostra el respecte a través de la teva conversa
Ser respectuós amb la gent que comunica és un criteri important per a una comunicació eficaç. Les persones estan més motivades per participar amb vosaltres si us mostren el respecte per ells i les seves idees. Per exemple, si reuneix una perspectiva per primera vegada, pot mostrar respecte per haver-los dirigit utilitzant el seu nom, el que els fa sentir apreciats. Tenir el temps per llegir sobre el seu negoci i dirigir-los en la vostra conversa recorre un llarg camí per mostrar la perspectiva que els respecteu.
Si esteu parlant amb un soci de negocis per telèfon, mostreu el vostre respecte mantenint-se centrat en la conversa que es trobi a mà. En lloc de comprovar el vostre correu electrònic o navegar per la xarxa mentre parla per telèfon, mantenir-se compromès amb ells durant la telefonia telefònica és el que és respectuós.
En comunicar-se per correu electrònic amb els companys de feina, prengui uns minuts més per corregir el missatge, de manera que no té errors tipogràfics ni errors ortogràfics o gramaticals. Mostreu el respecte prenent el temps per construir el missatge acuradament.
No oblideu la comunicació no verbal
Les paraules que utilitzem per comunicar-se representen menys del 10 per cent del missatge que transmetem. Això significa que els senyals no verbals són fonamentals per a una comunicació eficaç. El to de la vostra veu mostra la forma en què se sent quan es comuniquen. Si vol ser amistós, per exemple, assegureu-vos que el to sigui amigable.
Els gestos de la mà, la teva postura i el teu llenguatge corporal ajuden a transmetre el significat de les teves paraules. Creuar els senyals d'armes que estàs de forma defensiva o tancada mentre fa un contacte visual indica que esteu buscant fer una connexió.
Preste atenció a les senyals no verbals que estan comunicant la persona a qui està parlant. El seu llenguatge de postura, to i cos us mostrarà com se sent sobre el que està dient i us pot ajudar a guiar la forma en què es comunica amb ells.
Requisits del bon sistema de comunicació
Un bon sistema de comunicació requereix que trieu el sistema de comunicació adequat per al treball a la mà. Amb tantes opcions disponibles, com ara telèfon, missatgeria, correu electrònic i personal, heu d'escollir el mitjà que millor s'adapti al tema de la conversa. Per exemple, no enviarà cap missatge de text al vostre cap per renunciar a la vostra posició ni sol·licitar-ne un augment. Aquest tipus de converses importants s'han de fer en persona. De la mateixa manera, no necessiteu una reunió presencial per a problemes d'empreses menors, que es poden comunicar per correu electrònic per estalviar temps i recursos.
