Si la vostra feina implica sessions informatives periòdiques als directius o al lideratge principal de les funcions del vostre departament, és possible que dividiu aquesta tasca en trimestres o en segments de tres mesos. Moltes organitzacions utilitzen períodes de temps trimestrals per a operacions de comptabilitat i finances, de manera que necessitaran una informació que coincideixi amb aquest termini. Un informe trimestral hauria d'incloure un resum executiu i informació sobre el progrés empresarial, els aspectes destacats, els reptes i els objectius assolits durant aquest període. Fins i tot podria incloure referències anecdòtiques que poden donar vida al vostre informe a través dels esdeveniments reals que es van produir durant el trimestre.
Estudi informes trimestrals anteriors
Si es tracta del primer informe trimestral que escriviu, reviseu els informes anteriors: trimestrals o anuals. És possible que hi hagi informació de cap d'any que vulgueu portar a aquest informe trimestral. A més, podria haver-hi un format preferit per a l'informe trimestral. Probablement estigui bé si s'inclourà informació addicional i rellevant; No obstant això, s'adhereix al mateix format tret que s'indiqui el contrari. Si encara no teniu una plantilla d'informes anteriors, creeu-ne un, de manera que no torneu a crear aquest pas el proper trimestre.
Determineu les fonts d'informació
Llevat que l'informe trimestral estigui únicament dins de la seva competència, és probable que necessiteu informació d'altres fonts o departaments. Per exemple, si el vostre informe requereix dades financeres, accedeix a la secció de comptabilitat o finances i sol·liciteu les dades que necessiteu per a aquest trimestre. Si hi ha dades disponibles per al trimestre anterior, pregunteu-ho també si voleu fer comparacions entre dos trimestres.
Reviseu temes d'empresa per informar
Recopileu informació sobre els temes empresarials que reviseu al vostre informe trimestral. Per exemple, si vostè és un gestor de projectes de consultoria i el propòsit de l'informe és actualitzar l'equip de lideratge en progrés per a diversos compromisos diferents, consideri la llista del nom de cada client, seguit del tipus de compromís com subtemes com aquest:
- Nom del client, tipus de compromís; p. ex., Executive Coaching
- Nom del client, tipus de compromís; p. ex., Taller de desenvolupament d'equips
- Nom del client, tipus de compromís; p. ex., Avaluació Organitzativa
Per a cada subtema, proporcioneu una breu descripció del compromís, inclòs el personal assignat a cadascun. Si sou el gestor de projectes, incloeu el vostre nom i el nom del client amb qui heu comunicat durant aquest període, així com una descripció de les vostres activitats com a gestor de projectes. Descrigui altres activitats sobre el compromís, com ara la quantitat d'hores que cada consultor assignat ha treballat i els objectius, objectius i assoliments per a cada compromís. Per exemple, podeu escriure,
"El consultor de ABC, John Doe, va crear activitats de desenvolupament d'equips per a un taller de febrer de 2019. L'objectiu del taller és revisar els resultats de l'avaluació organitzativa realitzada l'1 de desembre de 2018 i facilitar les activitats per tornar a recomanar als membres de l'equip a la missió organitzativa. "
Vostè serà el jutge de quant de detall ha de proporcionar, en funció de la durada i el format de l'informe trimestral. Aquesta secció forma el component narratiu del vostre informe.
Els fulls de càlcul són útils
A més de ser útil en la presentació d'una imatge financera per a l'informe trimestral, els fulls de càlcul es valoren pels lectors interessats en la conclusió. No cal incloure diverses pàgines amb l'informe narratiu, però una representació quantitativa d'activitats trimestrals ofereix als lectors una instantània del progrés empresarial a la vostra zona. Si feu servir el mateix exemple, si feu informes sobre diversos compromisos, el vostre full de càlcul podria reflectir el pressupost inicial, l'anàlisi de la gravació, els costos fins a la data i el pressupost estimat per finalitzar en dòlars i percentatges.
Escriure la introducció i la conclusió
Un cop hagueu reunit tota la informació del vostre informe i hàgiu preparat un esborrany, escriviu la vostra introducció i conclusió. La introducció ha d'incloure el període per al vostre informe, fonts d'informació, el departament o projectes i el públic. Si el vostre informe és llarg o complex, escriviu un resum executiu que contingui la informació més rellevant en un resum d'una pàgina. La conclusió ha de reafirmar els punts destacats durant el trimestre, així com explicar breument els problemes notables trobats durant el trimestre i les projeccions per al pròxim trimestre.
