Els informes empresarials poden debatre des del punt de vista financer del negoci fins a les estratègies de màrqueting i els enfocaments de vendes. Els informes trimestrals poden ser relativament petits, ja que només contenen informació relativa a un període de tres mesos. Abans de crear i escriure l'informe comercial trimestral, defineixi el seu propòsit i determineu quina informació ha d'incloure's. Tot i que es pot referir específicament als guanys financers, també pot ser un petit informe que destaca les activitats dels diversos departaments de l'empresa.
Escriu una introducció a l'informe comercial trimestral. Identifiqueu el propòsit de l'informe i assegureu-vos que esmenta el període que cobreix l'informe. Per exemple, escriviu que l'informe se centri en l'estat financer de l'empresa entre abril i juliol de 2007.
Creeu els encapçalaments i les subpartidas de l'informe. Si l'informe es centra en les activitats de cada departament de l'empresa, utilitzeu cada departament com a títol. Utilitzeu els subtítols per identificar les activitats de cada departament. Si escriviu un informe financer trimestral, feu servir els encapçalaments per identificar les principals seccions, com ara actius, passius i despeses.
Identifiqueu el mètode utilitzat per obtenir les dades de l'informe. Això variarà depenent del propòsit de l'informe. Per obtenir un informe financer, obtingueu les vostres dades directament des del departament de comptabilitat. Si l'informe és sobre cada departament, parleu amb un administrador de cada departament per obtenir les dades correctes.
Escriviu el cos de l'informe utilitzant els encapçalaments i les subpartides com a guia. Sigues clar i senzill en el teu idioma. Utilitzeu gràfics i taules si necessiteu il·lustrar algunes dades, ja que els números poden ser terribles per llegir si hi ha molts d'ells. Identifiqueu qualsevol problema o problema que s'aprengui de les dades, de manera que el lector coneix els problemes que mostra l'informe.
Recordeu al lector que la informació i les dades presentades en el petit informe només corresponen als tres mesos esmentats a la introducció. Utilitzeu la conclusió per oferir solucions o idees als problemes tractats a l'informe.
Destaqueu els punts clau de l'informe sota un encapçalament anomenat "Resum executiu". Escriviu-lo per assegurar-vos que incloeu tots els problemes importants del resum. Col·loqueu-lo entre la pàgina del títol i la introducció. Alguns lectors només poden llegir el resum per tenir una idea del contingut en comptes de llegir tot l'informe.
