Els informes de progrés són clars, amb un disseny més fórmic que el d'informes trimestrals. Aquests últims varien en el seu format d'empresa a empresa i institució a institució. Tanmateix, s'apliquen les dues pautes bàsiques per a tots dos: Tenir cura del vostre públic i el que esperen trobar a l'informe i mantenir l'escriptura clara i concisa, amb un to greu, sense sentit i un estil precís, obert i fiable.
Articles que necessiteu
-
Dades i informació a incloure
-
Un bon programa de processament de textos com Microsoft Word
Utilitzeu el format de memòria tradicional tant per al progrés com per a l'informe trimestral. Comenceu amb la data, el nom i la posició de la persona a la qual anirà l'informe, el vostre nom i la vostra posició i una línia de tema clara i concisa. Per exemple, la línia del tema d'un informe de progrés pot ser "Progress on Data Integration Project". La línia d'assumpte per a un informe trimestral és sovint menys específica i simplement diu alguna cosa com "Informe trimestral per al departament de dades, tercer trimestre de 2010." Si l'informe trimestral és un dels diversos que van a la mateixa persona, assegureu-vos de saber el format exacte que la persona espera.El lector necessita que digereixi ràpidament totes les dades entrants i esperarà trobar informació específica en el mateix lloc de cada informe.
Per obtenir un informe de progrés, obriu amb un resum del progrés, com ara "El projecte d'integració de dades avança a temps i sota pressupost". Si cerqueu alguna cosa específica: ajuda d'un altre empleat o departament, fons addicionals, etc. escriviu-lo immediatament per assegurar-vos que el lector no ignorï. Obriu l'informe trimestral d'una manera similar, resumint la informació continguda en l'informe.
Detalli els antecedents del projecte, que es poden incloure amb el resum del progrés si ho desitgeu, resumint ràpidament els detalls i descriure el seu propòsit i cronologia. En el marc de l'informe trimestral, podeu incloure els progressos realitzats des de l'últim informe, tant per al bé com per al mal. Tingueu en compte que voleu estar obert i honest.
Especifiqueu a l'informe de progrés tot el treball acabat i utilitzeu verbs d'acció per emfatitzar que els que treballen en el projecte han estat treballadors. També podeu incloure dates específiques quan es van completar les fases del projecte o quan una part de la mateixa es va activar o es va fer servir en línia o el que fos l'objectiu. A aquest punt de l'informe trimestral i en el format adequat, comença a detallar el progrés que s'ha realitzat. Escriure els problemes que cal resoldre.
Proporcioneu detalls en un informe de progrés de tots i cadascun dels problemes als quals s'enfronta, estratègies per resoldre'ls i una línia de temps per a la seva resolució o explicació de per què el problema està en curs.
Configureu el calendari de treball en l'informe de progrés, juntament amb els èxits que anticipeu durant l'interval de temps que ve. Podeu emplenar l'informe amb una avaluació global del projecte i el que fins ara s'ha aconseguit. En l'informe trimestral, es preveuen les properes oportunitats i reptes, juntament amb els resultats previstos i les activitats importants. Potser finalitzi amb una sol·licitud d'informes, comentaris i idees.
