Les reunions poden ser la part més productiva del dia o una pèrdua total de temps. Tot depèn de l'estructura de la reunió, i de l'habilitat del líder que realitza la reunió. Si teniu la feina de configurar una reunió, un dels vostres objectius més importants és crear l'agenda. L'etiquetatge adequat dels ítems del programa per a la reunió és essencial, ja que aquests temes del programa estableixen el to de la reunió i ajuden a mantenir la discussió fora de la pista.
Etiqueteu un ítem del programa com "informatiu" si el seu propòsit és proporcionar un fons per als altres assistents a la reunió. Per exemple, un membre de l'equip del projecte podria haver d'explicar l'abast dels canvis de programari proposats en una reunió inicial d'inici. Aquest tipus de tema de la reunió és informatiu. Els assistents no necessiten estar d'acord o en desacord sobre aquest tema; simplement han d'absorbir la informació.
Creeu agendes de reunions consultives per a articles que requereixin discussió, però no s'espera que es resolguin a la reunió. Els ítems del programa d'assessorament ofereixen als participants la possibilitat de compartir les seves inquietuds i donar les seves opinions sobre els temes que es discuteixen. Per exemple, una reunió sobre una proposta d'actualització de maquinari d'ordinador podria incloure diversos elements del programa d'assessorament, incloent una discussió sobre les solucions de maquinari considerades. El líder del projecte pot donar una breu visió general de cada solució proposada, seguida d'un debat general per part dels participants restants de la reunió.
Etiqueteu un punt de l'ordre del dia com a "resolució de problemes" si el seu propòsit és arribar a una resolució durant la reunió. Aquesta etiqueta es basa en l'objectiu de la reunió concreta que planifiqueu. Un element del programa podria ser etiquetat com a assessor en una reunió i resolució de problemes a la propera, ja que el projecte es mou des del principi fins a la resolució. Per exemple, l'element del programa d'assessorament sobre les opcions de maquinari podria convertir-se en resolució de problemes en la propera reunió, quan es demana als participants que realment triïn una solució de maquinari.
Creeu un ítem del programa de reunió anomenat "sol·licitud d'ajuda" si el seu propòsit és demanar assistència als altres participants de la reunió. Aquests elements poden servir de seguiment per a la propera reunió, amb cada membre de l'equip del projecte proporcionar una actualització i donar a la resta de l'equip informació sobre l'estat del projecte.
