Les normes de gestió de qualitat de l'Organització Internacional per a la Normalització (ISO) ISO 9000 dicten els requisits de documentació que ha d'adherir una organització per obtenir la certificació ISO. Aquests requisits inclouen documentació de polítiques i objectius de qualitat de l'organització, publicació d'un manual de qualitat i procediments escrits que indiquen com es controlen i auditaran els documents i registres. El procés d'auditoria ISO requereix que la vostra organització proporcioni proves de certes activitats de manteniment de registres. Per mantenir els registres d'una auditoria ràpida i eficient, haureu de codificar els registres d'acord amb la clàusula dels requisits de documentació ISO 9001.
Descarregueu una còpia de les normes ISO per obtenir els requisits de documentació per al compliment del ISO 9001. Les directrius proporcionen una llista de tots els documents que s'han de produir per tal de satisfer els requisits del ISO 9001. L'apèndix al final de les directrius inclou una llista de clàusules rellevants de les normes ISO 9001 que especifiquen documents específics que s'han de mantenir.
Recopilar i etiquetar documents relacionats amb la informació dels empleats. Les normes ISO9001 estableixen que cal documentar les revisions del personal per part de la direcció i la informació relativa a l'educació, formació, habilitats i experiència dels empleats. Els documents de revisió de la gestió s'han de codificar com a complint la clàusula 5.6.1, mentre que les històries dels empleats s'han de codificar com a complint amb la clàusula 6.2.2 e).
Documents de codi que contenen informació general sobre el producte. La documentació dels resultats de qualsevol procés de producció que no es pugui verificar mitjançant una supervisió posterior s'ha de codificar a la clàusula 7.5.2 d). La documentació que descrigui la identitat única d'un producte s'ha de codificar com a complint amb la clàusula 7.5.3, mentre que qualsevol documentació de propietat perduda o deteriorada compleix els requisits de la clàusula 7.5.4. Quan s'alliberi un producte, la documentació de les persones responsables d'autoritzar l'alliberament del producte s'haurà de presentar en la clàusula 8.2.4.
Documents de codi que contenen informació sobre la realització, revisió, disseny i desenvolupament del producte. Els documents relacionats amb el disseny i el desenvolupament del producte compleixen les clàusules 7.3.2 a 7.3.7; reviseu l'apèndix de les directrius per a la clàusula específica que heu d'utilitzar per codificar cada document. Qualsevol document que acrediti que el procés de realització de producte de la seva empresa compleix els requisits del ISO 9001 s'haurà de presentar a la clàusula 7.1 d), mentre que les revisions dels requisits del producte s'han de codificar a la clàusula 7.2.2.
Codifiqueu qualsevol document que proporcioni una avaluació dels proveïdors de la vostra organització. Aquests documents s'han de codificar com a complint amb la clàusula ISO 7.4.1.
Documents de codi que validen la calibració dels equips de mesura segons la clàusula 7.6. Si no existeixen normes de mesura, els documents que proporcionen la base per a les vostres mesures s'han de codificar a la clàusula 7.6 a).
Muntar un fitxer que contingui tots els documents relacionats amb l'auditoria interna. Els resultats de qualsevol auditoria interna de l'empresa s'han de presentar en la clàusula 8.2.2. Si es detecta qualsevol incompliment de producte, s'haurien de presentar sota la clàusula 8.2.4. Els resultats de les accions correctives resultants d'una auditoria s'han de documentar a la clàusula 8.5.2 e), mentre que els resultats de qualsevol acció preventiva que es consideri necessària s'haurien de presentar en la clàusula 8.5.3 (d).
