Un empresari és responsable de mantenir i mantenir registres de personal d'empleats durant determinats períodes. El tipus de registre de personal que es conserva en el fitxer determina la quantitat de temps que s'ha de mantenir. Tots els registres de personal han de ser emmagatzemats en una zona segura i fàcilment accessible.
Un any
Hi ha registres de personal que s'han de mantenir durant almenys un any després que l'empleat abandoni l'empresa. Aquests inclouen tots els registres d'acció laboral, com ara promocions, transferències i terminacions, i qualsevol prova prèvia a l'ocupació, registres de queixes i accions legals.
Dos o tres anys
Qualsevol registre relacionat amb el pagament, com ara guanys, targetes de temps, horaris i taxes de pagament, s'haurien d'emmagatzemar durant dos anys després de la terminació de l'empleat. Els registres reals de la nòmina haurien de ser retinguts durant tres anys després de l'alta del treballador. Tota la documentació relacionada amb la Llei de la Família i la Llicència Mèdica també s'ha de conservar durant tres anys.
Cinc anys
Segons l'Administració de Seguretat i Salut Ocupacional, s'ha de mantenir durant un període de cinc anys qualsevol informació, incloent-hi un resum de detalls, relatius a una lesió o malaltia professional. No obstant això, els exàmens mèdics requerits per la llei per lesions o malalties ocupacionals s'han de mantenir durant 30 anys.
