Com a empresa, haureu de mantenir certs tipus de documents en el fitxer, com registres d'ocupació i factures, tant per motius legals com empresarials. En alguns casos, un comerciant també ha de guardar còpies dels rebuts de la targeta de crèdit a la mà durant un període de temps. Conegui quan és segur treure aquests rebuts en el transcurs del negoci.
Rebut de la targeta de crèdit
Després que un client adquireixi un producte o servei de la seva empresa mitjançant la seva targeta de crèdit, normalment ha de proporcionar-li un rebut imprès per als seus registres, especialment en el cas d'una transacció presencial. El rebut conté l'import de la transacció, el codi d'aprovació, el nom del titular de la targeta de crèdit i un lloc per a la signatura del client. També conserveu una còpia del rebut signat per als vostres registres.
Per què mantenir-los?
Si sorgeix un cas en el qual el client es disputa el càrrec de targeta de crèdit de la vostra empresa, és responsable, com a comerciant, de demostrar que és vàlid. Un dels primers productes que el banc del client sol·licitarà és una còpia del rebut de la targeta de crèdit relacionada amb la transacció. El proveïdor de serveis comercial també necessita veure el rebut signat per investigar la disputa en nom vostre. Si s'aprova la controvèrsia del client perquè no pot proporcionar una còpia del rebut de vendes signat, haureu de pagar càrrecs costosos i també perdre l'import de la venda, així com el producte o servei que vau vendre.
Quan llançar
A causa de la possibilitat de disputes dels clients, no és aconsellable lliurar un rebut de compra de la targeta de crèdit només perquè la transacció ha netejat el vostre compte de comerciant, fins i tot si ja ha rebut els fons de la venda. Normalment, els bancs donen als clients prop de 60 dies per disputar un càrrec per la Llei de facturació creditícia. És una aposta segura per mantenir el rebut de la targeta de crèdit durant almenys tres mesos. Si necessiteu els rebuts de vendes específicament per motius d'informes d'impost sobre la renda comercial, mantingueu-los en pràctica durant almenys sis anys.
Emmagatzematge de rebuts
Si heu de mantenir aquests ingressos de vendes, emmagatzemar-los en una ubicació segura i bloquejada, ja que contenen informació confidencial del client. Mantingueu aquestes dades confidencials fora de l'abast dels empleats no autoritzats i persones externes per evitar problemes amb frau relacionat amb la targeta de crèdit o identificar el robatori. L'acord de serveis de comerciant pot resumir regles específiques sobre com administrar i emmagatzemar dades de targetes de crèdit sensibles per als clients d'acord amb les directrius estàndard de seguretat de dades de la indústria de la targeta de pagament. PCI DSS és una organització que proporciona orientació sobre la gestió de les dades de la targeta de crèdit del client.
