A mesura que el vostre negoci s'expandeix i es fa més èxit, el seu sistema de presentació de paper pot ser tediós i no pràctic. És per això que molts propietaris d'empreses opten per utilitzar una base de dades. Tot i que les bases de dades ajuden a fer que les organitzacions funcionin amb més facilitat, no estan exempts de defectes. Dissenyar una base de dades pot ser costós i de molt de temps. Els problemes tècnics poden provocar danys extensius. A més, una empresa ha de dedicar temps a entrenar els empleats a utilitzar la nova base de dades.
Disseny de temps consumit
La conversió d'arxius en paper a un sistema de bases de dades electrònica pot ser complex, difícil i de molt de temps. S'ha de seguir diversos passos quan es passa a una base de dades. El líder del projecte ha de determinar el propòsit de la base de dades i recollir tota la informació que cal organitzar. El dissenyador de bases de dades ha de crear les taules necessàries que divideixen la informació, especificar les claus principals, establir relacions de taula, refinar el disseny i aplicar regles de normalització que impedeixen mantenir la informació redundant en diversos llocs. Depenent del nivell d'habilitat, el disseny de la base de dades pot trigar diversos dies a diverses setmanes.
Problemes tècnics
De tant en tant, la base de dades pot trobar errors que danyen pràcticament tota la informació que hi ha. A diferència dels fitxers de paper, si es fa un error a la base de dades, pot tenir un efecte de domini. Els petits errors poden donar lloc a la necessitat d'una revisió important del sistema. Les còpies de seguretat normals són fonamentals per limitar el potencial de danys.
Costós
La conversió a una base de dades pot ser molt costosa. El propietari de l'empresa incórrer en diversos costos. Com més complicat sigui el disseny de la base de dades, més costarà. L'empresa ha de comprar el paquet de programari que ofereix la màxima flexibilitat per a la base de dades dissenyada a mida i permet créixer. En molts casos, el propietari de l'empresa haurà de contractar un professional per garantir que la feina es realitza correctament. Ha d'invertir prou en la planificació de l'estructura de la base de dades per garantir el millor rendiment.
Formació obligatòria
La conversió a una base de dades significa que el propietari del negoci ha de capacitar els empleats per utilitzar el nou programari. Els empleats han d'allunyar-se de les seves funcions normals de treball per formar-se. El propietari del negoci també pot haver de contractar instructors per dirigir les classes de formació. Alguns empleats poden ser resistents a la nova tecnologia. Les sessions d'entrenament poden trigar de diverses hores a diversos dies, i l'adopció total de la tecnologia pot trigar molt més. Depenent del temps que trigui els empleats a aprendre a navegar pel sistema, la formació i l'adopció poden frenar la productivitat.
