Permetre als empleats comprar sense directrius en el seu lloc pot augmentar els costos i reduir els marges de beneficis. La compra intel·ligent comença amb la compra de la quantitat i la qualitat adequades dels articles al millor preu, creant un procediment que permeti controlar el procés de compra. L'ús d'un pressupost i l'establiment d'un procés de revisió estàndard poden revelar tendències del mercat per aprofitar les estructures de preus i, d'altra manera, passar per alt.
Preparació
Escriviu una llista que contingui tots els materials i elements que l'empresa necessita per comprar. Agrupeu elements similars i proporcioneu a cada grup un encapçalament adequat. Per exemple, elements com ara bolígrafs, coixinets legals i paper de còpia aniran sota l'encapçalament de "Subministraments d'oficina". El cafè, el te, les tasses i les culleres de plàstic podrien aparèixer a "Subministraments de cuina". Els articles, com ara enllaços, DVD i DVD, es poden trobar sota l'encapçalament de "Empaquetatge".
Identifiqueu tots els departaments o àrees de la companyia que adquiriran subministraments i documentaran els grups d'elements que compren cada àrea. Per exemple, el departament de màrqueting podria estar comprant els encapçalaments "Embalatge" i "Subministraments d'oficina". El personal administratiu pot ser l'únic que compra "Subministraments de cuina", però també comprarà "Subministraments d'oficina".
Planifiqueu un pressupost de compra per a cada departament utilitzant el pressupost anual de l'empresa com a punt de partida. Establir un pressupost mensual per a les compres de cada departament: això pot suposar la participació de cada cap del departament per a la seva aprovació definitiva.
Recopileu informació del proveïdor, com ara el nom de l'empresa, l'adreça, els números de telèfon, la persona de contacte i el número de compte de la vostra empresa. Enllaça cada element que es compra a un proveïdor o venedor en particular. És aconsellable disposar d'una llista de proveïdors per a cada element que sigui tres de profunditat, de manera que si el proveïdor preferit no està disponible, hi ha proveïdors de seguretat per anar a. Si hi ha més d'un venedor per comprar, s'eviten retards en l'ordenament. Això és especialment important en aquells negocis on s'han d'ordenar i rebre partides o altres elements de manera oportuna per complir els terminis establerts.
Establir relacions amb els venedors per negociar descomptes de preus i gestionar comandes especials. Un representant de vendes designat dins d'una empresa proveïdora pot acomodar i accelerar ordres d'emergència o temps de fabricació curts.
Escriure procediments
Escriviu un procés pas a pas per a cada departament a seguir en fer compres. Considereu com es demanarà, autoritzar, ordenar, rebre, lliurar i abonar una compra. Tingueu en compte l'establiment de caps de compra per als diferents nivells d'empleats i personal. Incloeu procediments per a compres ad-hoc, opcions de pagament i compres que requereixin una resposta d'altres departaments. Per exemple, la compra de noves computadores per part del departament administratiu requerirà la participació i els ingressos del departament de TI per comprar elements d'instal·lació, com ara cables, mòdems i enrutadors.
Formuleu un procés pas a pas per gestionar la paperassa en el procés de compra. Depenent de les necessitats de l'empresa, és possible que es requereixi un procés de compra electrònic en lloc d'un documental.
Dissenyeu els formularis necessaris per a cada compra o compra formularis d'acord estàndard des d'un proveïdor de subministraments d'oficina. Els formularis poden incloure un formulari de sol·licitud de compra amb espai per a l'autorització, un formulari de comanda per enviar al proveïdor, un formulari per rebre els articles en un magatzem principal i un altre que reconeix el lliurament al departament sol·licitant.
Dissenyeu un procés per gestionar les reclamacions i la rendició de comptes, revisar les relacions dels proveïdors i les estructures de descompte, controlar els pressupostos de compra i revisar i millorar el procés de compra. L'ajustament i la modificació del procés de compra poden produir millors rendibilitats si es tracta d'una manera metòdica. Les revisions trimestrals i anuals podrien afegir-se al resultat final de l'empresa.
Creeu un manual de procediments de compra que descrigui una guia pas a pas per al personal a seguir. El manual ha de proporcionar passos clars que cada membre del personal ha de seguir per sol·licitar, obtenir autorització i fer una comanda de compra. També ha d'identificar els que gestionaran el procés i estaran autoritzats a aprovar una compra, així com una llista de proveïdors aprovada i una llista de formularis que mostri la ubicació física dels formularis o on es trobin a la xarxa informàtica de la companyia.
