Quan dirigeix o gestioneu una empresa que es basa en la compra de subministraments o matèries primeres, cal familiaritzar-se amb el procés de compra. El procés de compra implica una sèrie de passos que garanteixen que obtingueu els articles adequats quan els necessiteu. Planifiqueu per endavant, perquè el vostre procés d'ordenació funcioni sense problemes.
Decisions preliminars
El primer pas en el procés de compra és determinar el que necessiteu, així com la freqüència amb què necessiteu els ítems per al vostre negoci. Per exemple, si teniu previst demanar material d'oficina, decidiu si voleu tornar a ordenar cada setmana, cada mes o quan arribeu a un determinat nivell d'inventari. També heu de determinar quant podeu gastar en els articles que heu d'adquirir perquè pugueu negociar les tarifes amb els proveïdors.
Contacte als proveïdors
Una vegada que sàpiga el que necessita, ha de contactar-se amb els proveïdors que poden proporcionar-li el que necessita. Truqueu a una varietat de proveïdors per demanar un catàleg o full de preus que detalli els diferents ítems de la vostra llista. Negocieu un acord de proveïdor amb cada empresa que vulgueu demanar per determinar els termes exactes de l'acord. Els termes inclouen qui pagarà l'enviament, el calendari de descompte o el cost per ítem, i el nombre de dies que podeu esperar per pagar l'ordre (generalment 30 o més dies).
Enviar l'ordre de compra
Una vegada que sàpigues el que voleu comprar, el següent pas és enviar el vostre ordre de compra al proveïdor. Un ordre de compra és un formulari que enumera la informació de la vostra empresa i la del proveïdor, juntament amb una llista detallada dels ítems que desitja realitzar. Podeu enviar el vostre ordre de compra a través del correu electrònic, per fax o per correu electrònic.
Enviar el pagament
Després de rebre la comanda del proveïdor, haurà de complir el contracte de compra. El proveïdor us envia una factura que conté el total de l'import vençut, que cita la data de venciment del pagament pel vostre acord inicial. Envieu el pagament al proveïdor en el termini establert en el vostre acord mitjançant un xec empresarial o amb una targeta de crèdit. Assegureu-vos que verifiqueu que heu rebut tots els elements ordenats abans de pagar la factura.
