Les màquines i equips d'oficina adequats ajuden a les empreses a córrer com a màquines ben lubrificades. Tot i que cada negoci pot tenir equips específics determinats per la indústria, hi ha tecnologies universals per a tots els espais d'oficines. Cada element treballa conjuntament per garantir que es poden dur a terme tasques internes, que poden estalviar temps i diners.
Informàtica
Una computadora es pot considerar l'equip d'oficina més important. Internet ha permès connectar persones de tot el món, per la qual cosa un sistema informàtic ben equipat és imprescindible per a l'execució d'un negoci. Les empreses poden triar els sistemes PC o Mac, segons la preferència. L'important és que es triï un sistema per a tota l'oficina, que permet la creació de xarxes d'oficines. Els ordinadors portàtils són més cars que els equips d'escriptori, i sovint s'utilitzen per treballar des de casa.
Màquines de còpia i impressores
Si una oficina necessita una fotocopiadora de mida completa o només una impressora de tres en un es determina per la mida de l'empresa. La majoria de les empreses grans tenen una gran càrrega d'impressió i còpia i necessiten la durabilitat d'una fotocopiadora de mida completa que pot imprimir de forma remota i realitzar còpies a gran escala. Les fotocopiadores d'alta qualitat poden ser una necessitat, però això depèn del negoci. Les petites empreses poden estalviar diners i comprar una petita impressora amb funcions de còpia i escaneig, si es determina que les impressions de gran quantitat no seran una ocurrència diària.
Màquines de fax
El paper de la màquina de fax s'ha reduït a l'oficina amb la introducció de correus electrònics i escàners, però les màquines de fax estàndard continuen sent un element bàsic de l'oficina. Les màquines de fax permeten transmetre documents, en lloc d'esperar per correu. Les funcions estàndard d'una màquina de fax d'oficina poden variar segons l'empresa. L'inici de negocis i els que envien més de 15 faxos al dia solen necessitar una memòria d'alta capacitat i velocitat d'enviament.
Sistemes telefònics
Les oficines disposen de telèfons que sovint tenen diverses línies i la identificació de la persona que truca. L'opció de l'altaveu permet fer trucades telefòniques. Tot i que no totes les oficines tenen secretària, els sistemes de resposta asseguren que els clients mai no escolten una senyal ocupada. Aquests són missatges que es reprodueixen quan les trucades entren a l'oficina i ofereixen opcions de trucades sobre com dirigir la trucada.
